Adjoint Administratif Assistant du Cadre Supérieur du Pôle
Référence : 2026-2150563
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
-
Employeur :
Centre Hospitalier Universitaire de Saint Etienne
CHU de SAINT-ETIENNE 25, Boulevard Pasteur 42055 Saint-Etienne Cedex 2 - Localisation : Hôpital Nord, SAINT ETIENNE
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Il assure les missions qui lui sont confiées dans les domaines suivants :
Suivi de la mise en œuvre du plan de formation du pôle
- Assure et coordonne avec le cadre supérieur le plan de formation : synthèse, suivi, formation de sécurité, formations flash spécifiques au pôle.
- Recueil les demandes de formation réalisées par chaque cadre à l’issue des entretiens et en assure la synthèse pour le pôle
- Prépare la réunion de la commission de formation de pôle
- Met en œuvre les actions de formations définies et validées au plan, en collaboration avec le service formation.
- Réalise la synthèse des analyses des programmes de formations en partenariat avec l’encadrement, met en page les documents nécessaires et s’assure de l’envoi au service formation.
- Suit le budget formation alloué au pôle.
Gestion administrative :
- Gestion de l’agenda, planification des rdv, retour sur les différents Doodle, mise à jour des agendas en regard des différentes sollicitations et absences du CSS.
- Organisation des rendez-vous pour les entretiens de recrutement, recueil des pièces administratives nécessaires, préparation du dossier pour le CSS.
- Envoi des mails de suivi à la DSIRMT (suivi des recrutements avec C Dumont).
- Gère de façon suivie les dossiers de recrutements :
o Tenue du tableau récapitulatif : coordonnées des agents vus en entretien, finalisation ou pas du recrutement.
o Réalise des statistiques pour le pôle au regard d’indicateurs validés par le CSS.
- Gestion avec les CS de leurs rdv de reportings.
- Préparation des outils de reportings sur la ressource partagée du pôle, mise à jour des documents.
- Préparation des ordres du jour aux réunions d’encadrement du pôle au regard des informations transmises par le CSS.
- Rédaction des CR pour validation CSS
- Rédaction des rapports de synthèse et PPT pour différentes présentations : instances, conférence de pôle, etc….
- Gestion des appels téléphoniques de la ligne du CSS lors des rdv ou réunions.
- Gestion des différentes habilitations : droits easily, ressources partagées, GAM, etc… pour les agents du pôle.
- Préparation des réunions : réservation de salle, mail aux participants, gestion agenda.
- Formalisation du plan d’équipement en partenariat avec l’encadrement de proximité (plan global du pôle).
- Mise à jour de la base documentaire du pôle au regard en collaboration avec l’encadrement de proximité : nouveaux formats des fiches de postes, documents qualités, etc…
- Implémentation de documents dans la ressource partagée du pôle.
Gestion des ressources humaines
- Préparation des pièces administratives pour publication de postes, transformation postes pour mise à la signature du CSS avant envoi DRH.
- Gestion des documents administratifs adressés par les agent
Profil recherché
Compétences et connaissances
- Outils informatiques : Excel, Word, Outlook, Power Point.
- Connaissance de l’organisation d’un CHU / du fonctionnement de l’Institution et de son projet.
- Connaissance des différentes chartes en vigueur dans l’établissement
- Compétences organisationnelles et de coordination
- Compétences rédactionnelles et de synthèse impératives
Savoir faire
- Analyse et synthèse
- Rédaction de rapports et tout autre document
- Capacité à se procurer l’information nécessaire à l’action, la prioriser et la traiter.
- Prise d’initiatives en fonction de ses attributions et compétences
- Respect du secret professionnel et capacité à le faire respecter
- Analyse des dysfonctionnements et proposition de solutions
- Aptitude à prendre en compte les difficultés des services cliniques
- Capacité à gérer son temps afin d’être efficient. Faire preuve de méthode dans la gestion de son activité afin d’être capable de réajuster sa journée de travail.
Savoir être
- Faire preuve de créativité, de dynamisme, de réactivité afin d’être force de proposition.
- Savoir détecter les situations à risque et proposer des réponses adaptées.
- Savoir anticiper.
- Faire preuve d’écoute et avoir un sens de la négociation et de la diplomatie.
- Faire preuve de constance et d’autonomie.
- Faire preuve d’équité, d’éthique et de discernement.
- Etre capable de rester positif en toutes circonstances.
- Etre capable d’afficher un positionnement professionnel.
- Faire preuve de loyauté et d’honnêteté tant envers le trio de pôle que l’institution ainsi que dans ses relations hiérarchiques.
- Savoir porter respectablement les valeurs du CHU de saint Etienne.
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le CHU de Saint-Etienne est un pôle de référence hospitalo-universitaire dans de nombreuses disciplinaires en région Auvergne-Rhône-Alpes. C’est également l’établissement support du GHT Loire qui compte 15 établissements publics de santé. Centre de référence dans de nombreuses disciplines, le CHU de Saint-Etienne assure une fonction de recours et favorise par son partenariat avec l’université et les grandes écoles stéphanoises, l’innovation et le progrès dans les prises en charge des patients. Il assure également une mission de soins de proximité au bénéfice de l’agglomération stéphanoise en liaison avec divers acteurs et dans une logique de réseau de soins. L’établissement compte 3 sites hospitaliers, 68 services de soins, 16 pôles d’activité médicale, près de 8 350 professionnels et des centaines de corps de métiers (soignants, techniques, logistiques, administratifs, médicotechniques…). Le CHU dispose de 1 920 lits et places et prend en charge plus de 170 000 patients en hospitalisation et séance et plus de 500 000 en consultation.
Descriptif du service
Au regard du nouveau périmètre des pôles de Médecines, un assistant au cadre supérieur de pôle aura pour mission générale, en appui au CSP, de répondre pleinement avec efficience et réactivité aux missions attendues pour une fonctionnalité optimale du pôle.
Les missions du cadre supérieur de pôle en matière de collaboration au pilotage stratégique et financier du pôle, de mise en œuvre de la politique de soins, de management et gestion des ressources humaines ; les missions en matière de Qualité et gestion des risques mais aussi de coordination, de recherche et formation doivent s’en suivre d’opérationnalité et de réactivité.
Collaborateur du Cadre Supérieur de pôle, l’assistant au CSP travaille en étroite collaboration avec ce dernier. Il est le relai complémentaire de proximité et déploie les outils nécessaires pour accompagner les services dans la mise en œuvre des projets et du suivi de l’activité sur le volet soins.
À propos de l'offre
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Horaire et roulement
- Décompte en forfait jour (pas de badgeadge et 20 RTT)
- Congés annuels : 28 jours (à coordonner avec ceux du CSS)
- Repos hebdomadaires fixes : samedi et dimanche
- Fériés : récupérables le jour même et non à distance.
Liens hiérarchiques et fonctionnels
Liens hiérarchiques : CSS du pôle
Liens fonctionnels : Cadres de santé du pôle, médecins
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Vacant à partir du 02/02/2026
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Chargée / Chargé d'opérations de contrôle
