ADJOINT ADMINISTRATIF AUX ADMISSIONS
Référence : 2025-2059612
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
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Employeur :
Centre Hospitalier de Calais
Centre Hospitalier de Calais - Localisation : CHC CALAIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels selon grille statutaire € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Définition de la fonction :
Il est amené à accueillir, orienter et renseigner le patient sur ses modalités de prise en charge. Dans ce cadre, il accorde une attention particulière au respect des procédures d’identitovigilance. L’agent est garant de la bonne identification du patient lors de son admission et de la recherche des informations administratives liées au passage en externe. Il assure l’accueil physique des patients et est garant du respect des règles de gestion et de facturation. Il assure une gestion administrative optimale des dossiers des patients pour effectuer une facturation rapide et juste, dans le respect des règles de facturation en vigueur.
L’agent du bureau des admissions peut également avoir en charge la gestion, le contrôle et le suivi de la facturation.
Il est placé sous la responsabilité hiérarchique du Directeur des finances (N+2), et sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle du responsable du bureau de la facturation (N+1).
Description des missions :
L’agent est rattaché au secteur Facturation de la Direction des finances. Il est amené à exercer ses fonctions au sein du bureau des admissions et de la facturation du CHC. Le bureau des admissions et de la facturation du CHC, qui coordonne la fonction « facturation », se compose de deux secteurs :
- Le Secteur accueil des consultations en Externe : Il assure l’accueil et l’orientation du patient, la création, la gestion du dossier et l’exhaustivité du recueil des actes et consultations.
- Il est garant du respect des règles d’identitovigilance.
- Le Secteur Gestion, Contrôle et suivi des facturations : Il contrôle les dossiers avant la mise en facturation,
- Assure la facturation des dossiers en externe et en hospitalisation, les Requêtes BO, le traitement des rejets FIDES, le redressement des titres de recettes, la saisie d’actes et consultations, la création et gestion des dossiers en externe, la gestion des accidents de travail, et la gestion des doublons dans le cadre de l’identitovigilance
Activités principales :
Secteur accueil des consultations en externe :
- Accueil du patient
- Création du dossier administratif : identité, couverture sociale et mutuelle, fiche de passage
- Recueil des actes et consultations
- Contrôle et pointage des actes et consultations
- Contrôle et rectification des dossiers externes en erreur
Secteur Gestion, Contrôle et suivi des facturations :
- Contrôle des dossiers avant la mise en facturation
- Facturation des dossiers externes et hospitalisation
- Requête BO et correction des anomalies
- Redressement des titres de recettes
- Gestion des accidents de travail
- Saisie d’actes et consultations
- Traitement des rejets FIDES
- Création et gestion des dossiers en externe
- Correction des doublons d’identité
- Et toutes autres tâches liées à l’activité du service
Profil recherché
- Gestion du stress et des émotions
- Sens du relationnel – Ecoute – Patience – Empathie
- Sens de l’observation - Initiatives - Responsabilité
- Esprit d’équipe
- Respect des règles et des procédures mises en place
- Respect du secret professionnel et des règles déontologiques liés à l’accueil
- Savoir collaborer avec le responsable et avec les adjoints administratifs du bureau de la facturation
- Maitrise de l’outil informatique pour appréhension facilité des outils métiers : MGAM, CDR, CDRi, INSi, Xplore, Sillage, Ennov,
- Connaissance de la suite Office : Excel, Word
Formations de base obligatoires :
- Formation à l’identito-vigilance
- Formation incendie
- Formation aux outils informatiques spécifiques de la facturation
Formations et informations générales :
- Le règlement intérieur, le projet de service
- Procédure de la fiche d’événement indésirable
- Protocoles, consignes, notes de services, notes d’information, consultation boîte mail.
- Gestion administrative et financière
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
La ville de Calais, 80 000 habitants, représente la 4e ville de l’ex-région Nord-Pas de Calais. Carrefour européen, la ville se situe à 30 minutes de Lille en TERGV, 1h30 de Paris en TGV, 1h30 de Londres en Eurostar, 2h de Bruxelles par la route. La bassin d’emploi compte 165 000 habitants tandis que le littoral et le parc naturel des deux caps offrent un cadre de vie agréable pour les familles.
Le Centre Hospitalier de Calais, certifié niveau A par la Haute Autorité en Santé, offre des soins de qualité reconnue dans les domaines de la médecine, de la chirurgie, de l’obstétrique, des soins de suite, de la santé mentale et de l’accompagnement des personnes âgées.
Etablissement innovant, il procède à des investissements de référence, tels que l’embryoscope dans le domaine de l’Assistance Médicale à la Procréation, une colonne 4K en chirurgie gynécologique ou la plateforme d’échanges et de partages PREDICE, en lien avec l’ARS, le Conseil Régional des Hauts de France et le FEDER. Il investit également dans la formation des futurs professionnels, en accueillant 40 internes chaque semestre, et près de 200 élèves IDE, kiné ou sages-femmes, chaque année. Partenaire des soins pour le territoire du Calaisis et référent sur des filières spécialisées (AVC, cancérologie, gynécologie, maternité), il participe au GHTde la Côte d’Opale et articule ses activités avec de nombreux acteurs de santé du Littoral. Le CH compte 200 médecins et 1900 professionnels non médicaux.
Descriptif du service
Grade : Adjoint Administratif (Accueil des consultations en externe, Gestion, Contrôle et suivi des facturations)
Pôle : Direction des Finances
Service : Bureau de la facturation
À propos de l'offre
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Pré requis obligatoires pour exercer :
- Maitrise de la géographie et de la topologie de l’établissement
- Maitrise de l’organigramme administratif et médical
- Maitrise de l’annuaire téléphonique interne du CH
- Maitrise des outils informatiques (Mgam, CDR, CDRi, INSi, Xplore, Sillage, Ennov, Word, Excel)
Organisation du poste :
L’adjoint administratif est rattaché hiérarchiquement et fonctionnellement à la Direction des Affaires Financières (N+2) et au responsable du bureau de la facturation (N+1)
Base : 7h30 / jour
Horaire : à partir de 7h30 et jusque 17h30 du lundi au vendredi
Horaire défini selon roulement en place sur 6 semaines.
Relations professionnelles :
- Avec le Responsable du bureau de la facturation
- Avec tous les acteurs administratifs, médicaux et paramédicaux
- Avec les usagers
Savoir-faire :
- Connaître les règles de la facturation
- Connaître les règles de confidentialité
- Maitriser les processus administratifs
- Savoir accueillir et diriger les patients
Comportements professionnels souhaités / Qualités requises :
- Adaptabilité et souplesse souhaitées pour répondre à la nécessité d’un fonctionnement efficient des différents secteurs de facturation
- Capacité à assurer un traitement optimal des dossiers de facturation
- Capacité d’adaptation, d’organisation et d’autonomie sur les postes
- Capacité à apporter une contribution à la mise en œuvre des projets
- Etre fiable et rigoureux dans la gestion des données administratives
- Être force de propositions
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Vacant à partir du 01/11/2025
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Secrétaire
