ADJOINT AU CHEF DE BUREAU COURRIER ET SECRETAIRE ASSISTANTE

Le poste se situe au sein du 3e régiment du matériel composé de 300 personnels civils et 800 personnels militaires, répartis sur 3 sites. Sa mission principale est le soutien maintenance des forces projetées et des formations, essentiellement implantées en Région Terre Sud-Ouest, en particulier la 11e brigade parachutiste ainsi que la brigade des forces spéciales terre.
Au sein du commandement régimentaire, placé sous l’autorité de l’officier supérieur adjoint, le titulaire du poste assure et exécute les tâches inhérentes au bureau courrier régimentaire. Il doit assurer et gérer l’acheminement de toutes les correspondances postales ou télégraphiques pour le compte du personnel de l’unité. Il participe aux tâches du secrétariat du corps, facilitant la coordination et le fonctionnement des 2 cellules. Il assure la suppléance du chef du secrétariat du corps qui a notamment à sa charge le suivi des crédits spécifiques (PER, FI, CRCA, CONDIPERS, …), l’agenda du chef de corps, l’accueil des autorités civiles et militaires, l’organisation des cérémonies militaires ou des visites d’autorités en relation avec l’officier supérieur adjoint (OSA).
Environnement Interne : Avec les responsables hiérarchiques et toutes les composantes du régiment. Environnement Externe : Avec l’ensemble des correspondants militaires et civils en relation avec l’entité.
- Garantir au personnel du corps la remise de toute correspondance qui lui est adressée
- Assurer la manutention des différents plis ou paquets émanant des services à leur arrivée et leur départ.
- Préparer le courrier émanant des différents services du régiment et en assurer l’expédition.
- Préparer la ventilation du courrier Arrivée ou la réception de la messagerie Muse. Assurer le départ de la messagerie Muse.
- Effectuer la prise en compte, l’enregistrement et la redistribution des courriels (Némo) adressés au régiment par les secrétariats ou bureaux courriers de l’Armée de Terre.
- Réceptionner le courrier, le trier, l’enregistrer et le distribuer dans les diverses cases des correspondants.
Assurer l’édition et la diffusion des services de garde régimentaire et de la décision du corps
Assurer l’accueil des visiteurs ou correspondants téléphoniques, les orienter en fonction de leurs demandes et leurs besoins (filtrage, analyse, exploitation des messages)
Vérifier la conformité des documents et des dossiers soumis à la signature du chef de corps ou commandant en second.
Rédiger les documents administratifs du service
Elaborer des supports de suivi et garantir la gestion saine des crédits alloués au chef de corps au titre de la représentation en relation avec l’OSA, assurer le reporting.
Assurer la gestion du pointage journalier et renseigner les documents spécifiques au secrétariat.
NBI : 10 points