Adjoint au chef de la section moyens et logistique au sein de la direction de l'immobilier du SGAMI

GROUPE RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
Vos objectifs
Remplacer le chef de section en son absence,
Assurer la continuité de service
Garantir un environnement de travail conforme aux obligations et besoins
Améliorer le suivi des prestataires et l’exécution des marchés de nettoyage

Attributions de courrier
Réceptionner, classer, enregistrer les courriers et courriels sur logiciel spécialisé MAARCH (une vingtaine de courriers/jour). Organiser, distribuer, transmettre le courrier interne à la direction de l’immobilier. Préparer le courrier au départ et l’expédition (enregistrement des parapheurs arrivée-départ).

Attributions d’accueil et sécurité
Assurer l’accueil téléphonique et physique des intervenants extérieurs, des autorités, avec les autres agents de la section. Assurer la réservation des places de stationnement et des salles de réunion. Organisation matérielle et logistique des réunions en liaison avec les utilisateurs. Superviser l'intendance (sites DI) et l'entretien des locaux et bâtiments, suivi des prestations de nettoyage.

Attribution de secrétariat
Assurer les réservations de train et hôtels, hors direction et faire la synthèse des remboursements des frais de déplacement et de missions. Réaliser mensuellement la transmission au service R H des demandes de remboursements de trajets domicile-travail. Suivre les stocks de fournitures de bureau, faire des inventaires mensuellement et semestriellement. Identifier ou anticiper les besoins du service. Affiner les achats en fonction des besoins. Fournir le matériel (petit matériel, fournitures de bureau) et gérer les stocks. Assurer la rédaction et la mise en forme de tous les courriers de la direction de l’immobilier.

Gestion du parc véhicules
Consolider et analyser les consommations mensuelles relatives au parc de véhicules. Superviser la gestion administrative des documents liés aux véhicules ( constats, assurances, fiche de réflexe en cas d’incident ou accident, etc.). S’assurer de l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules et des vélos à assistance électrique. S’assurer de la présence du lot de bord adapté dans chaque véhicule (pharmacie, cartes carburant, télépéages, extincteurs , etc.) Faire appliquer les règles liées aux déplacements de véhicules et de personnes .Perception de véhicules neufs, et liaison avec Saint-Fons pour les opérations d’entretien.