Adjoint au Chef(fe) du pôle enregistrement-expédition H/F
Référence : 2025-1841376
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Sous-direction des sites historiques et des transports (SDSHT)
Direction des services administratifs et financiers Sous-direction des sites historiques et des transports Service de la correspondance du Premier ministre - Localisation : 32 rue de Babylone - 75007 PARIS
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Oui
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Le Pôle enregistrement-expédition est chargé de la réception du courrier, de son enregistrement dans le logiciel métier dédié, de son aiguillage et de son attribution aux pôles de rédaction et enfin de l’expédition du courrier.
Le-la titulaire du poste seconde la Cheffe de pôle dans la réalisation des missions suivantes :
Il-elle contribue au management direct des agents du pôle (10 agents) et organise son activité au quotidien (congés, télétravail, répartition des tâches).
Il-elle conçoit des procédures adaptées de traitement des flux de courriers entrants, et en supervise la mise en œuvre.
Il-elle organise la veille du courrier sensible ou urgent, et sait s’adapter pour répondre aux demandes des Cabinets et aux pics d’activité.
Il-elle met en œuvre des outils et indicateurs de pilotage et de suivi de l’activité de son pôle et du service (délais, qualité).
Il participera à la mise en place de nouveaux outils informatiques de traitement du courrier (IA) et assurera la conduite du changement au niveau de son pôle.
Pour répondre aux nécessités de l’activité, il-elle peut être amené à réaliser diverses tâches relevant des missions de son pôle (qualification, vérification, etc.).
Il-elle pourra être amené à rédiger des éléments de synthèse relatifs à l’activité du service à destination du cabinet.
En cas d’absence de la Cheffe de pôle, il-elle assure son intérim.
Profil recherché
Connaissances :
- Excellentes connaissances de l’organisation administrative et du fonctionnement des services de l’Etat
- Maîtrise des outils bureautiques (pack office, logiciel de gestion électronique du courrier (Magec))
- Connaissance souhaitable en matière de communication politique
Savoir-faire :
- Maîtrise dans l’application de directives et de procédures
- Capacités managériales avérées
- Capacité de faire face à l’urgence
Savoir-être :
- Rigueur, sens de l’organisation et esprit de synthèse
- Sens de la pédagogie
- Sens des responsabilités
- Discrétion
- Réactivité
- Polyvalence
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 7 Master/diplômes équivalents
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
La sous-direction des sites historiques assure les missions suivantes :
- La gestion des ressources humaines de proximité des personnels affectés au cabinet et dans ses services, en lien avec la sous-direction des ressources humaines de la direction des services administratifs et financiers ;
- L’exploitation de sites immobiliers, majoritairement des hôtels particuliers classés ou inscrits, regroupant les agents des services du Premier ministre et des autorités administratives indépendantes ;
- La gestion de l'activité transport des services du Premier ministre et des services rattachés tant sur le plan humain que matériel ;
- Le traitement de la correspondance adressée au Premier ministre et aux secrétariats d’Etat qui lui sont rattachés ;
- L’instruction des promotions dans l’ordre national de la Légion d’honneur et dans l’ordre national du Mérite, pour le Premier ministre et les secrétariats d’Etat qui lui sont rattachés ;
- L’organisation des déplacements du Premier ministre et des délégations qui l’accompagnent, en métropole, Outre-mer et à l’étranger, des missions de son cabinet, le suivi administratif et financier de son périmètre d’action ;
- Le pilotage de l’intendance du cabinet et du traitement des questions protocolaires ;
- Le contrôle de gestion et l’analyse de la performance ;
- l’intendance au profit du Premier ministre et de son cabinet.
Descriptif du service
Sous la responsabilité du sous-directeur, le service de la correspondance (40 agents) est en charge de l’enregistrement, de la rédaction et du classement de tous les courriers adressés au Chef du Gouvernement ou au ministère et aux secrétariats d’Etat dont ils dépendent.
Il a donc pour mission de préparer des réponses à la signature du Premier ministre, des Secrétaires d’Etat ou de leur Chef de cabinet en lien étroit avec l’actualité politique, en s’appuyant aussi sur l’expertise des conseillers.
Lieu ressource des Cabinets, il doit être en mesure de conserver et de communiquer toutes les informations sur les correspondances et les réponses qui leur ont été apportées.
Il gère également les dossiers de demandes d’audience et d’invitation à l’attention du Premier ministre.
Il est responsable, pour le Cabinet du Premier ministre et des Secrétariats d’Etat, du déploiement et de l’utilisation de l’application de gestion électronique du courrier.
Le service se compose de 5 pôles (Pôle enregistrement-expédition, Pôle citoyens, Pôle élus-entreprises-associations, Pôle Ministères délégués Secrétariats d’Etat, Pôle qualité), placés sous l’autorité d’un Chef de service.
À propos de l'offre
-
- Forte polyvalence requise
- Management de proximité -
Vacant à partir du 28/02/2025
-
Chargée / Chargé de la coordination administrative
