Adjoint-e à la cheffe du bureau du courrier

Groupe RIFSEEP : 2


Activités principales :
Met en œuvre la gestion du courrier du périmètre ATE (préfecture, SGCD, DDPP, DDT, DDETS) :
Tri et ventilation du courrier en arrivée (tri, enregistrement, LRAR, Colis, lettres suivies)
Distribution et transmission du courrier aux différents services
Préparation et réalisation des navettes entre la préfecture et les autres sites du périmètre ATE
Accueil des collectivités territoriales et services extérieurs pour le visa des actes d’urbanisme et des délibérations
Gestion du courrier en départ (affranchissement, préparation des colis)
Gestion et transfert des demandes d’usagers via OTRS
Réception des saisines par voie électronique SVE (suivi et transfert)
Enregistrement des arrêtés au recueil des actes administratifs du département
Suivi de la messagerie fonctionnelle du bureau du courrier et transferts des mails aux directions destinataires
Diffusions aux maires et EPCI du département,
Courrier réservé de M. le préfet : préparation, enregistrement et diffusion aux services, à l’aide du logiciel de courrier MAARCH.
 
Anime et encadre le bureau :

Contribue à l'encadrement du bureau
Assure la suppléance de la cheffe de bureau en son absence



A titre de suppléance :

Mise en œuvre de la gestion de la reprographie du SGCD :
Gestion de l’impression : réception, reproduction en nombre par photocopie ou tirage, conditionnement en vue de la diffusion et de la livraison, vérification de la qualité et livraison des documents au service producteur


Votre environnement professionnel
 
Le secrétariat général commun est chargé d’apporter un appui au pilotage et d’assurer la gestion des missions et fonctions support pour la préfecture et les directions départementales interministérielles, dans le cadre de contrats de service.

Activités du service
Le service de l’immobilier et de la logistique a pour activités : gestion administrative et financière des opérations immobilières, courrier, gestion parc auto et parcs de stationnement, reprographie.

Activités du bureau
Les missions principales du bureau sont le tri du courrier arrivé et sa ventilation auprès des directions et services de la préfecture et des services extérieurs, la réception des colis, l’affranchissement journalier du courrier départ , le visa des actes des collectivités locales, le suivi des messageries fonctionnelles , l’enregistrement du courrier réservé de M. le préfet et des actes administratifs.

Composition et effectifs du service
Le service de l’immobilier et de la logistique est composé de 18 agents, dont 1 chef de service et 2 chefs de bureau.

Liaisons hiérarchiques
Chef du service de l'immobilier et de la logistique du Secrétariat général commun départemental
Cheffe du bureau du courrier et des moyens au Secrétariat Général Commun

Liaisons fonctionnelles
Services de la préfecture et des Directions départementales interministérielles


Durée attendue sur le poste : 3 ans