Adjoint (e) à la cheffe du service Scolarité & Développement
Référence : 2025-1934061
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Institut d'Administration des Entreprises de Paris (IAE Paris)
IAE Paris-Sorbonne - Localisation : 12 Rue Jean Antoine de Baïf - 75013 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Selon Expérience € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Statutaire
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Missions :
Sous la responsabilité directe de la cheffe du service Scolarité et Développement, l’adjoint(e) assiste cette dernière dans la mise en œuvre, le suivi et l’expertise de l’ensemble des procédures et actes relatifs à la scolarité. Il/elle organise, coordonne et assure la gestion de la vie étudiante. En l’absence de la cheffe de service, il/elle en assure temporairement la responsabilité. Il/elle contribue à la préparation des dossiers du service et au suivi de l’offre de formation.
Au titre de son rôle d’adjoint(e) :
L’adjoint(e) accompagne la cheffe de service dans l’élaboration et la mise en œuvre du projet de service, ainsi que dans la définition de la stratégie, sa déclinaison opérationnelle et la mobilisation des moyens nécessaires à l’atteinte des objectifs. Il/Elle participe au pilotage des activités transverses du service Formations et développement, prend également en charge le pilotage de projets ponctuels, en fonction des priorités et de l’activité du service.
En l’absence de la cheffe de service, l’adjoint(e) assure la responsabilité hiérarchique de l’équipe et représente le service sur les dossiers qu’il/elle coordonne pour le compte du service ou sur délégation de la cheffe de service. En l'absence de cette dernière, il/elle assure sa représentation lors des réunions internes et auprès des interlocuteurs externes.
Missions propres
1) Assurer la gestion des dispositifs liés à la vie étudiante et garantir leur bon déroulement
• Piloter la « vie étudiante ».
• Organiser et animer les commissions du FSDIE (Fonds de solidarité et de développement des initiatives étudiantes).
• Coordonner la tenue des commissions d’exonération pour les étudiants en formation continue.
• Instruire, suivre et répondre aux réclamations des étudiants.
• Mettre à jour chaque année les arrêtés de diplomation et de sélection.
2) Assurer la gestion et la qualité des données dans les systèmes d’information de candidature et de pilotage
• Être référent (e) pour les plateformes de candidatures eCandidat et Mon Master, en veillant à leur bon fonctionnement.
• Assurer la mission de référent (e) CRM pour le service : interface active avec le chargé de projet, vérification et actualisation des données, extractions statistiques.
• Exploiter les tableaux de bord IAE France pour alimenter l’aide au pilotage et assurer un suivi régulier des indicateurs clés.
3) Contribuer aux missions transversales du service
• Apporter un soutien direct à la cheffe de service dans la gestion des dossiers transversaux (accréditation, règlements des études, appels d’offres…).
• Renforcer ponctuellement les équipes en cas d’absence ou de surcharge de travail des gestionnaires de formation.
• Apporter un appui aux enseignants pour toute question spécifique liée à la scolarité ou à l’organisation pédagogique.
• Organiser les sessions du SCORE IAE Message (environ quatre sessions annuelles entre février et avril)...
Profil recherché
Compétences et connaissances requises :
Connaissances générales
- Connaissance du fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur
- Connaissance d’APOGEE – E-Candidat – MonMaster - CRM (souhaitée)
- Dispositifs de formation initiale et continue (connaissance approfondie)
- Réglementation et programmes de financement de la formation continue (connaissance générale)
- Gestion de projets
- Techniques de gestion administrative et budgétaire (connaissance générale)
- Technologies de l'information et de la communication (TIC)
- Techniques de présentation écrite et orale
Savoir faire
- Mettre en œuvre et optimiser des procédures de gestion
- Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances
- Savoir réguler des dysfonctionnements
- Concevoir des procédures de gestion des activités de formation
- Appliquer des procédures et des règles
- Concevoir des tableaux de bord
Savoir être
- Sens relationnel
- Capacité d'adaptation
- Sens de l'organisation
- Sens de l’analyse et force de proposition
- Disponibilité et réactivité
- Adaptabilité et haute autonomie
- Sens du service public
- Neutralité et discrétion professionnelle
- Autonomie et polyvalence
- Appétences pour le travail en équipe et en mode projet.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents
Compétences attendues
Connaissances générales
- Connaissance du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur
- Connaissance d'APOGEE – E-Candidat – MonMaster - CRM (souhaitée)
- Dispositifs de formation initiale et continue (connaissance approfondie)
- Réglementation et programmes de financement de la formation continue (connaissance générale)
- Gestion de projets
- Techniques de gestion administrative et budgétaire (connaissance générale)
- Technologies de l'information et de la communication (TIC)
- Techniques de présentation écrite et orale
Savoir faire
- Mettre en œuvre et optimiser des procédures de gestion
- Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances
- Savoir réguler des dysfonctionnements
- Concevoir des procédures de gestion des activités de formation
- Appliquer des procédures et des règles
- Concevoir des tableaux de bord
Savoir être
- Sens relationnel
- Capacité d'adaptation
- Sens de l'organisation
- Sens de l'analyse et force de proposition
- Disponibilité et réactivité
- Adaptabilité et haute autonomie
- Sens du service public
- Neutralité et discrétion professionnelle
- Autonomie et polyvalence
- Appétences pour le travail en équipe et en mode projet.
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Présentation de l’IAE Paris-Sorbonne
L’IAE Paris Sorbonne Business School est un établissement public administratif associé à l’université Paris 1
Panthéon-Sorbonne pour la délivrance de ses diplômes et pour sa recherche.
Spécialisé dans l’enseignement et la recherche en sciences de gestion et du management, l’établissement est constitué de 120 collaborateurs enseignants, enseignants-chercheurs et administratifs, et plus de 250 chargés d’enseignement.
Depuis sa création en 1956, l'IAE Paris - Sorbonne s’est engagé dans la double compétence en management pour les cadres et les étudiants en poursuite d’études. Plus de 40 programmes de formation diplômants généralistes et spécialisés sont aujourd'hui proposés à ses 2 800 étudiants (Doctorat, Masters spécialisés, MBA(s), Diplômes d’université).
Situé actuellement au 8 bis rue de la Croix Jarry 75013 PARIS, au sein du Centre « BIOPARK », l’IAE Paris Sorbonne est actuellement engagé dans un projet de relocalisation dans le cadre d’une nouvelle location, avec un déménagement prévu d’ici janvier 2026 vers un site situé au 11 rue Ponscarme, 75013 PARIS.
Descriptif du service
Présentation du service formation
Le service Formations et Développement a pour mission de mettre en œuvre l’organisation des études des étudiants de l’IAE Paris-Sorbonne, de leur acte de candidature à leur diplomation. Il est appelé à travailler avec tous les services de l’IAE (Communication, Finance, Logistique, Planning, RH, etc.), avec les services centraux de l’université Paris 1, avec les entreprises partenaires, les organismes de financement, le CFA partenaire, etc.
Il regroupe 3 pôles : un pôle formation continue (9 personnes), un pôle formation en apprentissage (8 personnes), un pôle international (5 personnes).
À propos de l'offre
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Pourquoi rejoindre l’IAE ?
• L’IAE est un établissement à taille humaine, propice à un accompagnement individualisé des parcours et à une ambiance de travail bienveillante. Il porte une politique RSE volontariste et est attentif au bien-être au travail, à l’égalité femmes/hommes, et à la prévention de toute forme de discrimination et violence. Il veille également à la conciliation des temps professionnels et personnels, par exemple en donnant la possibilité d’aménager son temps de travail sur 4.5 jours.
• L’IAE Paris propose un régime indemnitaire attractif
• L’IAE offre également, en partenariat avec des établissements de proximité, un vaste choix de pratiques sportives et une offre de restauration subventionnée -
- Possibilité de travail le soir ou le samedi
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Vacant à partir du 16/06/2025
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Responsable de l'appui à la pédagogie
