Adjoint-e au/ à la Chef-fe du Département des Affaires Générales
Référence : 2025-1980950
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Sorbonne Nouvelle Paris 3
- Localisation : Bibliothèque Sainte-Geneviève 10 place du Panthéon 75005 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Selon grille catégorie B € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
L’adjoint-e au chef-fe du département des Affaires générales assiste ce dernier-ière dans l'exercice de ses missions. Il-elle exerce ses compétences dans les domaines suivants :
- Assister le-la responsable du département dans le pilotage des services et l’administration générale de la bibliothèque ;
- Participer à la gestion stratégique du département en appui au – à la responsable du département ;
- Participer à la préparation budgétaire et au suivi des activités du service financier en lien avec le-la chef-fe du département ;
- Assurer le contrôle interne des opérations RH et de paie ;
- Assurer une veille juridique dans les domaines concernés.
Assister le-la responsable du département dans le pilotage des services et l’administration générale de la bibliothèque
- Assister le-la chef-fe du département dans la définition et le pilotage des activités du département des Affaires générales ;
- Aider à l’encadrement des agents du département ;
- Assurer l’intérim du poste en l’absence du -de la chef-fe de département ;
- Le cas échéant, représenter le département en réunion de direction de la bibliothèque en remplacement du-de la chef-fe de département.
Participer à la gestion stratégique du département en appui au - à la chef-fe du département
- Aider à la mise en œuvre de l’organisation du département ;
- Participer aux recrutements à l’échelle du département ;
- Produire les données statistiques relatives aux différents supports (bilan social, ESGBU, cahier statistique, enquêtes annuelles, ...).
Participer à la préparation budgétaire et au suivi des activités du service financier en lien avec le-la chef-fe du département
- Contribuer à la préparation du budget de la bibliothèque ;
- Assurer le suivi des activités du service : exécution du budget, opérations particulières (clôture de fin d’année, CAPAC), mise en œuvre des marchés publics.
Assurer le contrôle interne des opérations RH et de paie
- Effectuer chaque mois le contrôle de la pré-liquidation des saisies paie effectuées par les gestionnaires RH ;
- S’assurer de la fiabilisation des données dans le SIRH ;
- Participer à la supervision de la gestion individuelle et collective des personnels de la bibliothèque ;
- Réaliser un suivi de la masse salariale et des supports de postes.
Assurer une veille juridique dans les domaines concernés
- Assurer la veille juridique et réglementaire relatifs à la gestion administrative, financière et RH du service.
Profil recherché
· Bonne connaissance de l’environnement universitaire
· Très bonne connaissance de la gestion budgétaire et comptable publique
· Très bonne connaissance de la gestion en ressources humaines
· Maîtrise des outils métiers (logiciels comptables et de gestion RH)
· Rigueur, fiabilité et sens de la confidentialité
· Grande réactivité et dynamisme
· Capacité de prospective
· Qualités relationnelles
· Sens de la gestion d’équipe
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Créée en 1970, la Sorbonne Nouvelle est issue de l'ancienne faculté des lettres de l'Université de Paris. L’université propose des formations pluridisciplinaires de haut niveau en Licence, Master et Doctorat dans le domaine des Langues, Lettres, Arts & Médias, Sciences Humaines et Sociales. Les formations de la Sorbonne Nouvelle sont adossées à des activités de recherche internationalement reconnues dans le domaine des humanités modernes.
La Sorbonne Nouvelle en chiffres :
- 15 570 étudiant.es (dont un tiers d’étudiant.es internationaux)
- 710 enseignant.es-chercheurs.euses et 900 chargé.es de cours
- 620 personnels administratif.ves et de bibliothèques
- 83 parcours en Licence et 69 parcours-type en Master
- 5 écoles doctorales
- 29 unités de recherche
- Un réseau de 400 établissements d’enseignement supérieur dans près de 30 pays
Pour en savoir plus : www.sorbonne-nouvelle.fr
Nos engagements : égalité, diversité, laïcité, lutte contre toute forme de discrimination et de harcèlement.
Descriptif du service
La bibliothèque Sainte-Geneviève est une bibliothèque interuniversitaire et publique, accessible gratuitement à toute personne de plus de 18 ans ou titulaire du baccalauréat. Ses universités cocontractantes sont Paris 1 Panthéon-Sorbonne, Paris 2 Panthéon Assas, Sorbonne Nouvelle, Sorbonne Université et Université Paris-Cité ; elle est administrativement rattachée à l’université Sorbonne Nouvelle.
Ses collections sont pluridisciplinaires et comptent environ deux millions de documents. Elles se répartissent en trois fonds : la Réserve pour les fonds anciens, rares et précieux principalement, le Fonds général pour les documents publiés de 1830 à nos jours, et la Bibliothèque nordique proposant l’un des plus riches fonds en Europe dans le domaine fenno-scandinave.
Ouverte au public du lundi au samedi de 10 heures à 22 heures et plusieurs dimanches dans l’année.
Le département des Affaires générales est composé d’un-e chef-fe, de son adjoint-e et de 5 agents répartis entre le service financier, le service du personnel et la formation continue des personnels.
Le DAG gère les aspects financiers (budget de 9 millions €), effectue la gestion collective et individuelle des agents (120 agents des filières bibliothèques, ITRF, Aenes ; titulaires et contractuels ; vacataires étudiants) jusqu’à la pré-liquidation de la paie. Le département est un service support pour toutes les activités de conservation, de service aux publics, patrimoniales et informatiques de la BSG (7 départements)
À propos de l'offre
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Poste : Vacant
Statut : Titulaire ou contractuel-le
Filière : AENES ; ITRF ou autre
Catégorie d’emploi et corps : catégorie B
Localisation du poste : Bibliothèque Sainte-Geneviève – 8 place du Panthéon – 75005 PARIS
Quotité : 100%
Date de prise de fonction : 01/10/2025
L'Université Sorbonne Nouvelle propose:
· Le forfait mobilités durables
· Des professionnels à votre disposition en matière d’accompagnement professionnel : service développement des compétences, médecine de prévention, assistante sociale, correspondant handicap, …
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Des cycles de travail hebdomadaires:
o 35h hebdomadaire avec 51 jours de congés
Un aménagement du temps de travail modulable :
o sur 5 jours
o sur 4,5 jours
Du télétravail conventionné : 1 jour par semaine selon les nécessités de service ; en mode flexible (3 jours mensuels)
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Vacant à partir du 01/10/2025
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Chargée / Chargé de la gestion des RH de proximité
