Adjoint-e en gestion administrative – Gestionnaire Ecole Doctorale
Référence : 2025-2047759
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Clermont Auvergne
- Localisation : Clermont-Ferrand / Campus des Cezeaux
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 22 034.40 € brut / an € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
ACTIVITES ESSENTIELLES :
1) Secrétariat
- Effectuer l’accueil physique et téléphonique (information, orientation et accompagnement des différents publics)
- Gérer les conseils scientifiques et pédagogiques de l’Ecole Doctorale : convocation, PPT de présentation, PV, diffusion de documents, gestion de la liste des membres du Conseil ;
- Alimenter et produire des tableaux de bord et bases de données permettant de répondre aux enquêtes (SIREDO…) et aux évaluations (HCERES) ;
- Contribuer à l’élaboration et à la mise en place de divers documents et procédures ;
- Archivage, classement.
2) Gestion de la scolarité et de la pédagogie
- Gérer la scolarité et le suivi des doctorants (candidatures, dérogations, Inscriptions administratives sur APOGEE et ADUM), organisation des soutenances de thèse (courriers rapporteurs, convocation du jury), édition des diplômes sur APOGEE ;
- Programmer des modules organisés par l’ED (inscriptions, gestion matérielle des salles et des emplois du temps, information des doctorants, évaluation des modules, …) ;
3) Communication évènementielle
- Être en appui à l’organisation administrative et logistique des manifestations organisés par le Pôle (journée d’accueil, JED, séminaire) ;
- Contribuer au déroulement de la Cérémonie des Echarpes doctorales (notamment, présence la soir de la Cérémonie).
- Réaliser les opérations comptables pour les 5 Ecoles Doctorales : contacts fournisseurs, demandes de devis, attestations administratives, bons de commandes, ordres de missions et service fait sur SIFAC, envoi des factures pour règlement, virements internes, complétude du fichier budget, titres de recettes.
- Effectuer la gestion du recrutement des Intervenants Extérieurs sur l’application RECRUT, vérifier les heures saisies par les permanents, saisir des heures sur GEISHA, éditer des états récapitulatifs et liquidatifs pour mise en paiement des heures, suivre des dossiers et paiements pour les modules EDs et CED : RECRUT et GEISHA
4) Finances
- Réaliser les opérations comptables pour les 5 Ecoles Doctorales : contacts fournisseurs, demandes de devis, attestations administratives, bons de commandes, ordres de missions et service fait sur SIFAC, envoi des factures pour règlement, virements internes, complétude du fichier budget, titres de recettes.
- Effectuer la gestion du recrutement des Intervenants Extérieurs sur l’application RECRUT, vérifier les heures saisies par les permanents, saisir des heures sur GEISHA, éditer des états récapitulatifs et liquidatifs pour mise en paiement des heures, suivre des dossiers et paiements pour les modules EDs et CED : RECRUT et GEISHA
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES :
Connaissances :
✓ Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’établissement
✓ Connaissance souhaitée dans le domaine scolarité
✓ Notions de base des techniques de communication orale et écrite
✓ Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
✓ Connaissance générale des techniques et règles de classement et d’archivage
✓ Connaissance souhaitée des SI dans le domaine de la scolarité
Compétences opérationnelles :
✓ Prendre et rédiger des notes, synthèses, rapports, documents
✓ Maîtriser les logiciels bureautiques
✓ Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphone,)
✓ Savoir anticiper et planifier les activités de manière autonome en fonction des priorités
✓ Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
✓ Trier, hiérarchiser et classer les informations
✓ Analyser et gérer les demandes d’information
✓ Gérer la confidentialité des informations et des données
✓ Travailler en équipe et en relation partenariale
✓ Rendre compte et partager l’information
Compétences comportementales :
✓ Autonomie, savoir prendre des initiatives dans un cadre déterminé,
✓ Rigueur/Fiabilité/ponctualité ;
✓ Sens de l’organisation ;
✓ Sens de l’accueil et du service public, capacités relationnelles,
✓ Capacité d’adaptation et de réactivité.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
- Spécialisation Formations générales
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. L'UCA est une université territoriale qui jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale entretenant de forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement. En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d’un label d’excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables.
Descriptif du service
La Direction Recherche et des Etudes doctorales fournit à la communauté scientifique un service d’appui à la recherche et à la valorisation qui couvre l’ensemble des domaines représentés à l’UCA. Afin de mener à bien ses missions, la direction est structurée en quatre pôles : Administration de la recherche, Etudes doctorales et HDR, Ingénierie de projets et Valorisation, innovation.
Le Pôle Etudes Doctorales et HDR est en charge de la gestion administrative et financière des différentes Ecoles doctorales (ED) et du Collège des Ecoles Doctorales (CED), de la scolarité des doctorants et des HDR, de l’inscription à la soutenance. L’adjoint(e) en gestion administrative, en lien avec le responsable du pôle Etudes doctorales et HDR et le Directeur de l’Ecole Doctorale (ED), exécute des actes administratifs de gestion courante dans le domaine d’activité de l’ED. Il/elle recueille, traite, facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de l’ED. Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
À propos de l'offre
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SPECIFICITES / CONTRAINTES DU POSTE :
- Rémunération : base INM 373 soit 1 836.20 € brut mensuel
- Primes possibles selon expérience : 120 € à 240 € brut mensuel
- Contrat de travail : 37h30 hebdomadaire
- Congés : 49 jours annuels pour un temps plein (base 37h30)
- Participation aux frais de transports en commun
- Aménagement du temps de travail : https://www.uca.fr/universite/travailler-a-luca/services-aux-personnels
- Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
- Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents (https://class.uca.fr/)
- Possibilité d’accès, sous condition, à un emplacement parking à proximité
- Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail
Pour l’UCA, l’inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes notamment handi-accueillants. -
Vacant à partir du 17/11/2025
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Gestionnaire de scolarité
