Adjoint-e en gestion administrative
Référence : 2025-1932460
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Technologie Tarbes Occitanie Pyrénées (UTTOP)
L'Université de Technologie de Tarbes est un EPSCP nouvellement crée par le décret 2023-1094 du 24 novembre 2023. Elle assure une mission d'enseignement supérieur, de recherche et d'innovation. S... - Localisation : IUT
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD de 6 mois
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 1800 euros bruts/mois € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
MISSIONS DU POSTE
• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le périmètre de ses missions
• Assister le service sur des sujets spécifiques ou en cas de surcharge
ACTIVITÉS PRINCIPALES
• Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Accueil physique et téléphonique des usagers et secrétariat
- Rédaction de courriers postaux
- Orientation vers les services concernés
- Accompagnement des nouveaux entrants et des personnels
- Sensibilisation et accompagnement aux différents outils internes (accès aux procédures, règlement intérieur, livret d’accueil)
- Archivage et classement numérique et papier
• Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le périmètre de ses missions
• Gestion des dossiers vacataires
- Participation à la commission « vacataire, prestataires »
- En lien avec les secrétariats pédagogiques et les chefs de départements, assurer la gestion administrative du personnel vacataire d’enseignements
- Traitement des dossiers administratifs des agents vacataires d’enseignement
- Contrôle des pièces et des statuts des vacataires
- Elaboration des contrats vacataires
- Saisie dans les différents logiciels dédiés : TRV-CE, Mangue (saisie des heures, préparation au processus de paye)
• Organisation administrative et logistique des recrutements toutes catégories confondues
- Enregistrement des dossiers de candidatures, tenue du tableau de suivi, convocations, préparation des auditions
- Réservation de salles, fléchage, édition des PV et listes d’émargements, préparation des membres du jury, surveillance des épreuves
• Assister le service sur des sujets spécifiques ou en cas de surcharge
- Aide à l’organisation des recrutements et suivi des procédures
- Aide à l’organisation des comités de sélection des recrutements des enseignants
- Participation aux groupes de travail spécifiques aux personnels
Profil recherché
COMPÉTENCES REQUISES
• Connaissances (savoir) :
Connaitre l’organisation générale des établissements d’enseignement supérieur.
• Compétences opérationnelles (savoir-faire) :
- Savoir utiliser les outils bureautiques courants
- Analyser, gérer et transmettre les demandes d’informations et messages
- Assurer la confidentialité des informations et des données afférentes au service
- Savoir travailler en équipe et savoir communiquer
- Savoir rendre compte
- Etablir des calendriers
• Compétences comportementales (savoir être) :
- Qualités relationnelles
- Discrétion, neutralité
- Aptitude au travail en équipe, capacité d’adaptation
- Rigueur
- Organisation
- Capacité à suivre des formations
- Capacité d’écoute
NIVEAU REQUIS
- Diplôme : Bac
- Expérience souhaitée : 6 moi
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Compétences attendues
6 mois d'expérience demandés
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Université de Technologie de Tarbes est un EPSCP nouvellement crée par le décret 2023-1094 du 24 novembre 2023. Elle assure une mission d’enseignement supérieur, de recherche et d’innovation. Son nom de marque est « Université de Technologie Tarbes Occitanie Pyrénées »(UTTOP).
C’est la 4e Université de Technologie française. Elle résulte de la transformation de l’EPA/RCE « Ecole Nationale d’Ingénieurs de Tarbes » en EPSCP, puis du transfert à la date du 1er janvier 2024 de l’IUT de Tarbes, initialement rattaché à l’Université de Toulouse III (Paul Sabatier).
Elle accueille 2800 étudiants, du post-bac au doctorat, et dispose d’un budget de 40M€ dont 30M€ de masse salariale. Elle est dotée d’un patrimoine bâti de près de 40.000 m2 sur une superficie de près de 12 ha. Elle contribue à l’activité de recherche de plusieurs laboratoires et porte plusieurs plateformes technologiques dans le cadre d’une approche intégrée Formation-Recherche-Innovation.
Descriptif du service
PRÉSENTATION DU SERVICE
UTTOP / IUT de Tarbes / Service de proximité en accompagnement et développement – Direction
Le service administratif de l’IUT est organisé en différents pôles, financier, informatique, scolarité, communication, et recherche un adjoint
administratif en soutien à la Direction concernant l’accompagnement et le développement des personnels de l’Institut.
À propos de l'offre
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POSTULER
Adresser lettre de motivation + CV par courriel à candidature@uttop.fr avant le 09/06/2025 en indiquant le titre du poste dans l’objet. -
Vacant à partir du 15/06/2025
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Secrétaire
