Adjoint en gestion administrative - F/H
Référence : 2025-2105908
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Aix Marseille Université
Aix-Marseille Université - Localisation : Aix-en-Provence
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 1855.79 € (Euros) par mois € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Activités principales :
• Exécuter des actes administratifs et de gestion courante, et les tâches habituelles de secrétariat de la scolarité pédagogique et administratif
• Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au bon fonctionnement de la structure : accueil téléphonique, accueil physique (public, enseignants…), mails …courrier
• Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes : inscription des adhérents, installation et suivi du matériel pédagogique,
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...) et diffuser
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (Apogée …), élaboration de statistiques
• Assistance à l'équipe : élaboration des plannings d'intervention, collecte et mise en forme des contenus de cours, organisation de réunions ….
• Participer aux campagnes d'inscription et évènements organisés
• Planning des salles, tenue des absences
• Classer et archiver des documents
• Appliquer et respecter la réglementation imposée
• Appui technique : site web, tableaux d'affichage et télédiffusion
Positionnement hiérarchique :
Aux côtés de l'équipe UTL site d'Aix en Provence, et en articulation étroite avec la coordinatrice du site et la direction à Marseille.
Profil recherché
Connaissances et savoirs :
Très bonne maîtrise de l’outil informatique général et de l’élaboration de documents
Techniques d’accueil (téléphonique, physique) et relationnel
Très bonne maîtrise de la langue française
Travailler en équipe
Polyvalence
Savoir-faire :
Accueillir
Suivre
Rédiger
Classer
Rendre compte
Utiliser les logiciels spécifiques, notamment APOGEE et les outils bureautiques
Savoir-être :
Sens de l’accueil et de l’écoute
Autonomie et disponibilité
Rigueur et réactivité
Sens de l’organisation
Adaptabilité et curiosité
Esprit d’équipe et capacité d’adaptation
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.
La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk
Descriptif du service
'Université du Temps Libre, UTL, service commun d'Aix Marseille Université, a pour mission générale de diffuser et de transmettre des savoirs, des connaissances et de la culture scientifique à travers des programmes d'enseignement non diplômants, sans condition de diplôme et ouverts à tous. Elle est également un outil de valorisation et de rayonnement de la recherche universitaire et du territoire.
L'UTL accueille du public sur deux sites : à Aix-en-Provence au Cube sur le Campus Schuman et à Marseille au cœur du centre-ville, qui présentent chacun chaque année une centaine de programmes d'enseignement ainsi qu'un programme annuel de conférences. ( https://utl.univ-amu.fr/fr )
Le poste de chargé de mission administrative est à pourvoir à Aix en Provence ; l'équipe en place se compose de 2 agents qui accueille et accompagne 15000 personnes par an.
À propos de l'offre
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Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travai -
Conditions particulières d'exercice :
Le contexte de travail requiert adaptabilité et réactivité aux besoins du public, à l'évolution des outils de gestion et de formation. A plusieurs moments de l'année, l'intensification des taches et la demande de réactivité conséquente pourront créer un contexte de pression. Possibilité d'amplitude horaire importante.
L'équipe est soudée autour d'une vision partagée de la mission, d'une motivation commune et une communication fluide entre chacun des membres. La diversité des thèmes de formation et du public crée un environnement dynamique et stimulant. La taille très humaine des équipes permet implication et valorisation. -
Vacant à partir du 02/01/2026
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Gestionnaire de scolarité
