Adjoint en gestion administrative - scolarité (H/F) - Université de Rouen Normandie
Référence : 2025-2001564
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Rouen - Normandie
Université de Rouen Normandie - Localisation : Rouen
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
MISSION PRINCIPALE
Le gestionnaire scolarité a pour mission de garantir le bon déroulement logistique, administratif, pédagogique et relationnel de la scolarité de l’étudiant : de son inscription jusqu’à l’obtention de son diplôme, dans le respect du règlement des études et des règles du service.
ACTIVITES ASSOCIEES
Accueil du public
Être l’interlocuteur privilégié des étudiants et des équipes pédagogiques
Participer aux actions de communication et d’information à destination des étudiants
Recueillir les informations orales ou écrites auprès du public
Entretenir des contacts réguliers avec les enseignants et les professionnels qui interviennent dans les formations
Gestion administrative et pédagogique
Assurer l’inscription administrative et pédagogique des étudiants : vérification et évaluation de la recevabilité des dossiers et saisie dans le logiciel
Gérer les validations d’acquis, les demandes de régimes spéciaux étudiants et les transferts de dossiers d’inscription
Assurer la gestion des remboursements
Effectuer des tâches de classement et d’archivage obligatoires de documents concernant le domaine de la scolarité
Participer aux réunions du service et aux manifestations institutionnelles permettant l’amélioration et le développement de la scolarité de l’UFR
Planification des emplois du temps
Poser les cours au début de chaque semestre en collaboration avec les enseignants conformément aux tableaux d’enseignements
Gérer les réservations de salles durant l’année universitaire selon les besoins pédagogiques
Placer les séances de tutorat
Veiller à ce que l’ensemble des étudiants soient affectés dans les groupes de TD
Vérifier si les heures d’enseignements sont bien pourvues
Placer les contrôles continus en respectant le délai de prévenance de 15 jours
Notifier par l’intermédiaire des enseignants des messages aux étudiants
Réserver les salles et amphis pour les événements extérieurs à l’UFR en lien avec le chargé de communication et le cabinet du Doyen
Organisation des examens (Contrôles terminaux et Contrôles continus)
Assurer la gestion de l’évaluation continue intégrale et terminale
Organiser les sessions d’examens (préparation du calendrier, réservation des salles, reprographie et mise sous pli des sujets, préparer leur conditionnement des copies)
Saisie des calendriers d’examens sur l’outil de gestion ADECampus
Convoquer les étudiants bénéficiaires d’un régime particulier (ESH, RSE, SHN)
Vérifier et extraire les résultats : Saisie des notes, calcul des résultats et préparation des délibérations de jury
Éditer les procès-verbaux
Mettre sur l’ENT des étudiants les relevés de notes et attestations de réussite après examen et jury
Profil recherché
COMPETENCES PRINCIPALES
Savoirs / Connaissances
Avoir une bonne connaissance de l’organisation générale, du fonctionnement de l’université et de la composante
Connaître la réglementation relative à la scolarité et l’appliquer à des cas concrets
Savoir suivre les procédures établies dans le service
Maîtriser l’utilisation des systèmes informatisés, des outils bureautiques et des applications métiers nécessaires à la gestion de la scolarité (Apogée/E-Candidat/Mon Master)
Maîtriser l’utilisation du logiciel spécifique à la gestion des salles (ADE)
Notion de base des techniques de communication orale et écrite
Savoir-faire / Compétences opérationnelles
Savoir expliquer la réglementation au public
Avoir le sens de l’organisation et de l’anticipation
Savoir organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
Savoir développer des relations professionnelles positives avec les autres structures et les services internes à la faculté
Savoir rendre compte de son activité
Savoir-être / Compétences comportementales
Sens de l’accueil de l’usager (étudiants, enseignants, professionnels, collègues) et du service public
Savoir travailler en autonomie et en équipe
Capacité à s’adapter et à la polyvalence
Rigueur
Sens de l’organisation
Dynamisme et capacité à réagir
Fiche de poste disponible depuis https://nousrejoindre.univ-rouen.fr/offres-demploi/
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L’université de Rouen Normandie avec ses 32000 étudiants et ses 2500 personnels, est un acteur majeur de la formation et de la recherche en Normandie. Elle accorde une attention particulière aux enjeux de démocratisation de l’enseignement supérieur et de développement économique et social du territoire. Créatrice de connaissances par l’activité de ses laboratoires, l’université de Rouen Normandie ambitionne de se placer sur le terrain de l’excellence scientifique au niveau national et international.
Parmi ses ambitions, celle de devenir l’Université des transitions est primordiale à l’URN. Transitions environnementales et transitions sociétales sont des éléments majeurs de la stratégie de l’établissement. L’université de Rouen est membre de Normandie Université.
Descriptif du service
L’UFR de Droit, Économie et Science Politique comporte 4 départements (Droit, Économie, AES et Science Politique). L’équipe administrative de la Faculté est composée de 50 personnels administratifs. Placé sous l’autorité du directeur administratif de composante, le service de la scolarité est piloté par la responsable de scolarité et son adjointe.
À propos de l'offre
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IMPORTANT :
L'envoi des candidatures se fera exclusivement par mail à l'adresse électronique job-ref-wy01w83qc8@emploi.beetween.com
Aucune candidature déposée par voie électronique dans l'application de Choisir le service public ne sera traitée.
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L’activité s’exerce au sein d’une composante. Elle est marquée par des pics d’activités (inscriptions et examens).
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Gestionnaire de scolarité
