Adjoint en gestion administrative - secrétariat de département (H/F) - Université de Rouen Normandie

ACTIVITES ASSOCIEES

Mission 1 : Assister le chef de service/département

Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines…)

Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser

Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du service/département. Procéder aux affichages liés à la vie du département/service.

Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes

Créer et suivre les dossiers de manifestations exceptionnelles

Organiser les réunions et conseils (réservation des salles, envoi des invitations, duplication des dossiers …)

Créer et suivre les bons d’approvisionnement, les ordres de missions

Accueillir et orienter les visiteurs

Répondre aux demandes de renseignements téléphoniques, mails

Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

Classer et archiver des documents

Mission 2 : Assurer le suivi pédagogique et administratif des étudiants

Accueillir et informer les étudiants dans leurs démarches administratives. Les accompagner dans la saisie des conventions de stage et des dossiers de demande de poursuite d’études.

Assurer la diffusion de documents numériques à l’attention de listes d’étudiants

Produire, éditer et actualiser les fiches de renseignement étudiant

Produire, éditer et actualiser les listes d’émargement et suivre les absences

Assurer les relations avec les services de la scolarité de l’IUT

Éditer et rassembler les documents nécessaires au départ en stage des étudiants

Saisir et modifier les emplois du temps sur le logiciel dédié ADE. Afficher les emplois du temps.

Préparer les délibérations de jurys à partir du logiciel APOGEE en lien avec le service scolarité

Assurer le suivi des présences des auditeurs formation continue et apprentissage

Collecter les notes des étudiants et les afficher de manière anonyme

Mission 3 : Assurer le suivi administratif des dossiers enseignants et du personnel du service

Créer et suivre les dossiers de recrutement des enseignants vacataires et contractuels.

Saisir et suivre les heures des enseignants vacataires et titulaires sur le logiciel OSE.

Établir les états liquidatifs mensuels des enseignants vacataires.

Assister les enseignants dans certaines tâches pédagogiques