Adjoint en gestion administrative - Secrétariat du Département Génie Biologique

·         Activité 1.2 : Gérer l’agenda du chef de département.

·         Activité 1.3 : Ventiler le courrier.

·         Activité 1.4 : Suivre et préparer les réunions pédagogiques et les préjurys.

·         Activité 1.5 : Réaliser les convocations, les notes de service.

Mission 2 : Gestion administrative et pédagogique du département

·         Activité 2.1 : Compléter et mettre à jour les emplois du temps des étudiants et celui des soutenances.

·         Activité 2.2 : Compléter les documents administratifs (bons de commande, convention de stage, ordres de mission …).

·         Activité 2.3 : Assurer le suivi des commandes (livraisons, facturations …etc).

·         Activité 2.4 : Assurer le suivi de la scolarité des étudiants (absences, notes, relevés de note, préparation des préjurys…).

·         Activité 2.5 : Archiver, classer les documents administratifs du département.

·         Activité 2.6 : Diffuser l’information générale de la vie du département aux personnels concernés.

Mission 3 : Accueil des personnels et des usagers

·         Activité 3.1 : Assurer l’accueil téléphonique et physique du département : filtrer, répartir les demandes vers les personnes ou services compétents.

·         Activité 3.2 : Répondre aux demandes concernant la gestion courante administrative ou pédagogique.

Mission 4 : Gestion logistique

·         Activité 4.1 : Gérer les demandes de travaux d’imprimerie des enseignants, mettre en forme ces documents si nécessaire et les relayer auprès du service Reprographie de l’Université.

·         Activité 4.2 : Gérer la logistique des contrôles : stocks de copies, brouillons, papier millimétré …etc.

·         Activité 4.3 : Préparer et disposer les salles pour les enseignants vacataires pour les examens et dans le cadre des enseignements (installation vidéoprojecteur …etc).

·         Activité 4.4 : Commander et gérer les fournitures de bureau et les consommables informatiques.