Adjoint en gestion administrative de la VAE FH - SFCA
Référence : 2026-2167247
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Toulouse Jean Jaurès
Le poste est ouvert au sein de l'université Toulouse 2 - Jean Jaurès - Localisation : Université Toulouse 2 Jean Jaurès - Campus MIRAIL
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 900 à 920€ bruts/mois € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
1/ Informer, orienter et conseiller les publics relevant du dispositif de la VAE. :
- Accueillir et informer le public relevant du dispositif de la VAE.
- Gérer les adresses de messagerie et la plateforme France VAE afférentes au pôle VAE.
- Guider les candidats dans la construction de leur dossier de demande de recevabilité et vérifier la recevabilité administrative des candidats.
- Assurer la mise en relation des candidats avec les enseignants référents ainsi que le suivi.
- Effectuer un travail collaboratif avec les collègues du pôle validation des acquis et les enseignants.
- Informer et orienter les futurs stagiaires sur les possibilités de financements pour la mise en place d'un accompagnement et du jury.
- Participer aux journées portes ouvertes de l’établissement, aux salons/forums de l’emploi.
2/ Effectuer la gestion administrative et le suivi des dossiers stagiaires :
- Réceptionner et vérifier la conformité des dossiers de recevabilité des candidats.
- Développer le réseau interne du pôle en recherchant les enseignants référents VAE, les sensibiliser à la démarche VAE et transmettre les dossiers de demande de recevabilité dans les composantes pédagogiques.
- Transmettre les avis de recevabilité.
- Assurer la mise en place administrative des jurys et transmettre, en fin de procédure, les décisions aux candidats.
- Saisir les inscriptions administratives sur Apogée.
- Suivre l’édition des cartes MUT en lien avec la Direction de la Scolarité ou les éditer et les envoyer aux stagiaires. Établir et délivrer des attestations.
- Actualiser des bases de données et participer à la création et à l'évolution des documents.
- En collaboration avec l'équipe du pôle, gérer les demandes de devis et autres documents annexes / dossiers d'inscription conduisant à la mise en place des contrats/convention à éditer et transmettre aux candidats.
- Aider à la facturation.
- Saisir et suivre les données dans les divers outils spécifiques à l'activités : FCA Manager, Kairos, Apogée, EDOF
Profil recherché
Savoirs :
- Connaissance de l'université, de son fonctionnement
- Connaissance des dispositifs et de la réglementation de la formation professionnelle
- Connaissance de la diversité des publics
- Connaitre l'environnement et les réseaux professionnels
- Techniques documentaires
Savoirs faire :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir planifier son activité et respecter les délais
- Accueillir les populations concernées
- S'exprimer de façon claire et concise
- Utiliser des bases de données et des logiciels de bureautique
- Utiliser les outils spécifiques à l'activité (FCA Manager, Apogée, EDOF, France VAE, Sphinx)
- Utiliser des techniques de gestion administrative
- Rédiger des documents simples d'information et de communication
- Enregistrer et classer les documents
Savoirs être :
- Capacité relationnelle d'écoute et de conseil
- Sens de l'organisation et rigueur
- Capacité d'initiative et d'autonomie
- Réactivité
- Travail en équipe
Conditions de diplômes : BEP/CAP minimum
Expérience requise : 1 an sur des missions similaires
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L’Université de Toulouse - Jean Jaurès est une université d’arts, lettres, langues et sciences humaines et sociales. Elle est membre fondateur de l'Université Fédérale Toulouse Midi-Pyrénées.
Outre le campus Mirail à Toulouse, l’Université déploie ses formations sur des sites implantés dans plusieurs département de la Région Occitanie et à l’international, avec notamment des formations en Malaisie (Kuala Lumpur).
L’université accueille plus de 30 000 étudiants dans 5 UFR, 2 IUT, 7 instituts et écoles internes et 3 écoles doctorales, pour un total de 230 000 m2 de surfaces bâties.
Les Ressources Humaines de l’Université Toulouse - Jean Jaurès sont composées de 1 200 enseignant.e.s et enseignant.e.s-chercheurs.euses et plus de 900 personnels BIATSS qui représentent une masse salariale de plus de 146 M€. Le budget de l’établissement s’élève à 190 M€.
Descriptif du service
La mission du Service de la Formation Continue et de l’Apprentissage (SFCA) est de coordonner et d’animer pour l’université la mission de formation continue et d’apprentissage déclinée dans toutes ses composantes.
Ce service commun permet, avec l’engagement des équipes pédagogiques, de répondre à l’une des missions de l’université : accompagner tout au long de la vie les actifs vers l’obtention d’un diplôme ou d’une certification pour faciliter leur évolution professionnelle ou leur retour en emploi. Par ailleurs, le développement de l’apprentissage propose une véritable alternative de formation.
Le SFCA est constitué de 34 agents ; il accueille plus de 5000 stagiaires et auditeurs par an.
Vous intègrerez une équipe de 9 agents et serez rattaché-e hiérarchiquement à la Responsable du secteur FTLV
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 31/03/2026
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Assistante / Assistant de formation
