Adjoint en gestion administrative et financière F/H
Référence : 2025-1966389
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Pau et des Pays de l'Adour
L'UPPA recrute un adjoint administratif pour intégrer la brigade de remplacement. Cette brigade permet d'assurer la suppléance de fonctionnaires momentanément absents. - Localisation : 64000 PAU
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Grille indiciaire FP Catégorie C
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
ACTIVITES PRINCIPALES
1/ En scolarité
· Accueillir et informer les étudiants et les enseignants dans le domaine de la scolarité (parcours de formation, évaluation des connaissances et des compétences, etc…)
· Assurer les inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants
· Gérer les demandes d’admission préalables, les validations d’acquis, les intégrations d’études et des équivalences, les transferts de dossiers d’inscription…)
· Assurer la gestion des bourses et leur suivi et procéder aux contrôles d’assiduité
· Gérer les stages étudiants
· Assurer la gestion de l’évaluation continue intégrale et des sessions d’examens
· Gérer les résultats
· Mettre à jour les cursus, les fiches épreuves ainsi que les règles de calcul dans le système Apogée, et les intégrations d’études
· Gérer la réservation des salles durant l’année universitaire
· Participer à la saisie des maquettes de demandes d’habilitation des diplômes de la composante
· Modéliser au niveau 2 dans le système de gestion de scolarité APOGEE les diplômes de la composante (structures d’enseignement, modalités d’évaluation des étudiants, charges d’enseignement) lors des renouvellements de l’offre de formation (contrats quinquennaux) et en cas de modifications en cours de contrat.
· Effectuer des tâches de classement et d’archivage obligatoires de documents concernant le domaine de scolarité
2/ Dans les autres services
· Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
· Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
· Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser
· Retranscrire des informations orales à l'écrit
· Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
· Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
· Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
· Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
· Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
· Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
· Classer et archiver des documents
En fonction des besoins, un déplacement sur un site distant de l’Université (un jour par semaine maximum) pourra être organiser.
Profil recherché
CONNAISSANCES
· Environnement et réseaux professionnels
· Techniques d'élaboration de documents
· Techniques d'accueil téléphonique et physique
· Culture internet
· Techniques de communication
COMPÉTENCES OPERATIONNELLES
· Accueillir et prendre des messages
· Accueillir les populations concernées
· Enregistrer et classer les documents
· Rédiger des rapports ou des documents
· Savoir rendre compte
· Travailler en équipe
· Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
· Utiliser les outils bureautiques
COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES
· Sens de l'organisation
· Réactivité
· Sens relationnel
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Compétences attendues
COMPÉTENCES OPERATIONNELLES
• Accueillir et prendre des messages
• Accueillir les populations concernées
• Enregistrer et classer les documents
• Rédiger des rapports ou des documents
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Utiliser les outils bureautiques
COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES
• Sens de l'organisation
• Réactivité
• Sens relationnel
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L’UPPA est une université multi sites implantée sur 5 campus à Pau, Anglet et Bayonne, Mont de Marsan et Tarbes : université pluridisciplinaire, elle intervient dans trois grands secteurs de formation (hors santé) : le droit, économie, gestion, management ; les lettres, langues, arts, sciences humaines et sport ; les sciences et technologies ; elle accueille 14000 étudiants au sein de 3 collèges : Le collège Sciences et Technologies pour l’Energie et l’Environnement (STEE) ; Le collège Sciences Sociales et Humanités (SSH) ; le collège Etudes Européennes et Internationales (EEI).
L’université, labellisée Investissement d’avenir I-SITE (Initiatives Science Innovation, Territoires, Economie) et membre de l’alliance Université Européenne UNITA, rayonne au niveau européen et international et est fortement engagée dans une politique de développement sur ses territoires d’implantation au travers de projet comme Irekia. Depuis sa labellisation Investissement d’avenir, l’établissement est engagé dans une forte dynamique transformante au travers de ses grands projets pour répondre à son ambition d’excellence en recherche et formation au meilleur niveau.
L’administration centrale de l’UPPA est organisée en 7 pôles : Finances, Immobilier logistique et sécurité, Relations et ressources humaines, Développement et relations institutionnelles, Numérique, Recherche internationale innovation et partenariat, Formation et vie étudiante.
Descriptif du service
Le brigadiste, hiérarchiquement rattaché à la direction des ressources humaines, intervient dans les différents services, directions et composantes de l’Université de Pau et des pays de l’Adour pour pallier les absences de courtes durées (durée de 4 mois maximum).
Le brigadiste exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d’activité de la structure ; accueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
En fonction des besoins, un déplacement sur un site distant de l’Université (un jour par semaine maximum) pourra être organiser.
À propos de l'offre
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CONNAISSANCES
· Environnement et réseaux professionnels· Techniques d'élaboration de documents
· Techniques d'accueil téléphonique et physique
· Culture internet
· Techniques de communication
COMPETENCES OPERATIONNELLES
· Accueillir et prendre des messages· Accueillir les populations concernées
· Enregistrer et classer les documents
· Rédiger des rapports ou des documents
· Savoir rendre compte
· Travailler en équipe
· Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
· Utiliser les outils bureautiques
COMPETENCES COMPORTEMENTALES
· Sens de l'organisation· Réactivité
· Sens relationnel
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En fonction des besoins, un déplacement sur un site distant de l’Université (un jour par semaine maximum) pourra être organiser.
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Vacant à partir du 25/06/2025
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Gestionnaire de scolarité
