Adjoint en gestion administrative F/H
Référence : 2025-1850636
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université de Bordeaux
- Localisation : Campus Victoire - BORDEAUX
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) 23 328 € € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
L’adjoint.e en gestion administrative est placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la RAF du Collège Sciences de l’Homme.
Vous occupez deux postes de 50%.
Le Premier poste concerne la gestion des services d’enseignement et les dossiers de recrutement en appui de la chargée de la gestion des heures d’enseignement.
A ce titre l’adjoint.e en gestion administrative devra :
- Instruire les dossiers déposés via l’application eVacataires en vérifiant la régularité juridique et administrative
- Assurer le suivi et la coordination de l’intégrité de la procédure de suivi des heures d’enseignement dans le cadre de l’application SGSE (Système de Gestion des Services d’Enseignements)
- Saisir et attester des heures mensuelles effectuées par les vacataires d’enseignement
- Gérer les dossiers de contrats étudiants/tuteurs et assurer le suivi des heures
Le deuxième poste concerne la gestion des réservations des locaux sur le site de la Victoire en appui de la gestionnaire des locaux d’enseignements.
A ce titre l’adjoint.e en gestion administrative devra :
- Traiter les demandes de réservation de locaux du site Victoire émanant de l’ensemble des structures hébergées sur ce site et de toute autre structure de l’Université ou extérieure, souhaitant réserver des locaux sur ce site; et
ce dans le respect des procédures.
Le poste requiert une grande discrétion et une disponibilité renforcée lors des pics d’activités.
Profil recherché
Compétences demandées :
- Instruire les dossiers en vérifiant leur régularité administrative et juridique
- Mettre en œuvre des procédures de gestion administrative
- Savoir utiliser les outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint)
- Assurer le suivi des Heures complémentaires sur SGSE
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif
- Accueillir et renseigner le public
- Savoir utiliser le logiciel ADE serait souhaité
Savoirs généraux et spécifiques :
- Travailler en équipe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Faire preuve de rigueur, de réactivité et d’organisation
Savoirs sur l’environnement professionnel :
- Connaissances de l’organisation de l'Université de Bordeaux et de sa gouvernance
- Connaissance de l'offre de formation du Collège Sciences de l’Homme
Une première expérience dans ces différentes missions serait appréciée.
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le Collège Sciences de l'Homme est composé de cinq unités de formations : faculté d'anthropologie sociale ethnologie, faculté de psychologie, faculté des sciences de l'éducation et de la formation, faculté de sociologie et
faculté des sciences et techniques des activités physiques et sportives - STAPS. Il dispose également de services et dispositifs transverses : le département langues et cultures (DLC), le service de formation tout au long de la vie, le centre de ressources informatiques et pédagogiques (CRIP), l'espace collaboratif relations internationales (ECRIN) et le service des sports.
Le Collège Sciences de l'Homme est localisé sur trois sites géographiques distincts : le site de la Victoire à Bordeaux qui accueille 4 des 5 unités de formation du collège ainsi que les services et dispositifs transverses et
sur lequel est situé le siège administratif du Collège (direction du collège et service de gestion de formations et des cursus) et les deux sites d'implantation de la faculté de STAPS sur le campus de Pessac d'une part et sur la Côte Basque d'autre part.
À propos de l'offre
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Avantages liés au poste :
- 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de votre date d’arrivée)
- Télétravail possible selon nécessités et organisation du service
- Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de Gironde
- Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
- Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
- Possibilité de parking du personnel
- Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
- Parcours d’accueil et formations
Processus de recrutement : après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé(e) de recrutement.
Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !
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Vacant à partir du 15/04/2025
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Gestionnaire de scolarité
