Adjoint(e) à la cheffe de bureau des relations avec les usagers
Référence : MINT_BA075ATA-106673
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture de Paris / Préfecture de Région Ile-de-France
- Localisation : Préfecture de la région d'Ile-de-France, préfecture de Paris – 5, rue Leblanc 75015 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Oui
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Groupe RIFSEEP: 3
Vos activités principales :
Au sein du bureau des relations avec les usagers, l’adjoint assiste la cheffe de bureau dans l’organisation, la coordination et la supervision du fonctionnement des sections : courrier, accueil, archives. Ses sections sont situées à la préfecture de région d'île-de-France et dans les Unités Départementales DRIEETS Paris et petite couronne (UD75, UD92, UD93, UD94).
Dans le cadre de ses missions, l'adjoint-e suit plus particulièrement le périmètre des DRIEETS.
Les missions du bureau des relations avec les usagers (BRU) sont les suivantes
Section courrier/ accueil:
Courrier
- Préparer le courrier réservé des autorités ;
- Superviser le traitement des courriels électroniques;
- Suivre les statistiques et indicateurs de Qualité ;
Accueil physique :
- Renseigner de manière claire et précise les usagers;
- Orienter les visiteurs vers les services concernés;
- Gerer les pièces d'identité et les badges visiteurs en liaison avec le poste central de sécurité
- Mettre à jour de la documentation disponible à l’accueil.
- Renseigner le tableau de statistiques
- Suivre les réservations des auditoriums et salles de réunions ainsi que des conventions liées à ces réservations.
- Assurer l'interface avec la société prestataire pour l’accueil externalisé.
Accueil téléphonique :
- Renseigner de manière claire et précise les usagers;
- Orienter les visiteurs vers les services concernés
- Suivre les statistiques et indicateurs de Qualité ;
- Organiser et planifier les ressources ;
Section Archives et Inventaires
Archives :
- Accompagner les services dans la tâche d’archivage tout au long du cycle de vie des archives (archives vivantes, archives intermédiaires et archives définitives).
Inventaires
- Réaliser les inventaires du mobilier de la Préfecture de région Ile de France, de l’immeuble « Noirmoutier », des DRIEETS et de la DRAC.
Activités du service :
Le Service Général du Soutien Opérationnel a pour mission de fournir les outils et les moyens aux usagers de la préfecture afin que ceux-ci puissent exécuter leurs missions dans les meilleures conditions possibles. Le SGSO est constitué du Service Interministériel Départemental des Systèmes d'Information et de Communication (SIDSIC), du Bureau des Moyens et de la Logistique (BML), du bureau des relations avec les usagers (BRU) et du Bureau des Affaires Administratives et Financières (BAAF)
•Composition et effectifs du service :
Le SGSO est composé de 95 agents.
Le BRU est composé de 24 agents.
•Liaisons hiérarchiques :
La cheffe du BRU
Le cheffe du SGSO
•Liaisons fonctionnelles:
Services de la préfecture, services déconcentrés de l'État
Profil recherché
Vos compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel
niveau maîtrise requis
Avoir des compétences budgétaires et comptables
niveau maîtrise
à acquérir
Avoir des compétences juridiques
niveau pratique
requis
Savoir-faire
Savoir travailler en équipe
niveau maîtrise
requis
Savoir s'organiser
niveau maîtrise
requis
Savoir manager
niveau maîtrise
requis
Savoir-être
savoir s'adapter
niveau maîtrise
requis
savoir accueillir
niveau maîtrise
requis
avoir le sens des relations humaines
niveau maîtrise
requis
Conditions de travail : téléphone professionnel, ordinateur portable.
Vos perspectives : Évolution dans le domaine fonctionnel
Durée attendue sur le poste : 3 ans
À propos de l'offre
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Localisation administrative :
Préfecture de la région d’Ile-de-France, préfecture de Paris – 5, rue Leblanc 75015 Paris
Accès : métro ligne 8 – station Lourmel ou Balard
RER C – arrêt Pont du Garigliano
La préfecture de région dispose d’un parking sécurisé pour stationner son véhicule ou son vélo. -
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Déplacement dans les UD DRIEETS.
Qui contacter ?
Mme Cécile KOWALSKA, cheffe du bureau des relations avec les usagers, cecile.kowalska@paris.gouv.fr
Mme Magali MASSA, cheffe du SGSO – magali.massa@paris.gouv.fr
Liste des pièces requises pour déposer une candidature :
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf -
Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique
2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4) -
Vacant à partir du 01/10/2025
-
Responsable de coordination administrative
