Adjoint(e) à la cheffe de section accueil (F/H)
Référence : 2025-1900164
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction des Finances, des Achats et des Services
Direction des finances, des achats et des services (DFAS) Service des patrimoines (SPAT) Bureau de l'accueil et de la sécurité (BAS) - Localisation : Duquesne : 14 avenue Duquesne – PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires G2SA
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Oui
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Encadrement : OUI
Nombre de personnes à encadrer (répartition par catégorie) :
• Accueil téléphonique :
o 1 fonctionnaires de catégorie B
o 5 fonctionnaires de catégorie C
o 1 agent contractuel de catégorie C
Activités principales :
- Seconder la cheffe de section dans l'ensemble des missions de pilotage des sections d'accueil téléphonique et physique ;
- Participer à la rédaction, la mise à jour et l'amélioration des procédures d'accueil physique et téléphonique ;
- Encadrer et accompagner les agents internes de l'accueil téléphonique ;
- Contrôler la bonne application des marchés d'accueil physique et téléphonique ;
- Gérer la réservation des salles destinées à l'organisation des évènements sur les 3 sites ministériels ;
- Assister la cheffe de section pour élaborer et mettre à jour les consignes de réservation des salles et d'organisation d’événements ;
- Etre force de proposition pour l'amélioration constante des prestations.
Activités annexes :
Participer et appliquer les procédures de protection des personnes et des biens.
Partenaires institutionnels :
Cabinets, Directions et services de l'administration centrale des ministères sociaux.
Profil recherché
E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)
Connaissances :
- Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services dans le champ concerné (E)
- Manager et animer une équipe (E)
- Planifier, organiser et coordonner les équipes (M)
- Maîtrise de l'outil informatique (M)
- Fonctionnement de la sécurité au sein de l'administration (M)
Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes
- Travailler en relation avec les divers cabinets, directions et service du ministère ***
- Etre autonome ***
- Faire preuve de discrétion professionnelle ***
- Faire preuve de réactivité en toutes circonstances ***
- Posséder une bonne présentation, exemplarité ***
- Savoir gérer l'urgence et les situations conflictuelles ***
- Avoir le sens de l'écoute et du dialogue ***
- S'adapter aux besoins des différents types d'usagers***
Savoir-faire :
ns aigu de l'organisation (E)
- Sens du service public (E)
- Sens des responsabilités, maîtrise de soi (M)
- Compétences managériales (E)
- Animer une équipe (M)
- Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique (M)
- Gérer les plannings (M)
- Recueillir et traiter de l'information (M)
- Etre force de proposition (E)
Expérience professionnelle :
Le poste peut convenir à un premier poste dans le domaine ou à une nouvelle orientation professionnelle : NON ; ou expérience professionnelle souhaitée dans le domaine : OUI
Éléments de candidature
Personnes à contacter
- olivier.gregoire@sg.social.gouv.fr - 07 60 57 19 21
- anne-sophie.michel@sg.social.gouv.fr - 06 58 33 50 59
Qui sommes-nous ?
Missions du service.
Au sein de la DFAS, le service des patrimoines est chargé :
1/ d'élaborer et mettre en œuvre la politique de fonctionnement courant (gestion des équipements et des besoins en prestations diverses) et d'en assurer la gestion budgétaire ;
2/ de piloter la politique immobilière des ministères, d'en assurer la gestion budgétaire, et, pour ce qui concerne l'administration centrale, de conduire les opérations d'implantation, de travaux et de maintenance ;
3/ de conduire la politique documentaire et d'organiser la politique d'archivage ;
4/ de gérer les intendances, l'accueil et la sécurité des sites centraux ainsi que de participer à la maîtrise des risques opérationnels sous l'autorité du haut fonctionnaire de défense et de sécurité.
Il remplit ses missions dans le cadre d 'objectifs de qualité, de service et d'efficience économique, et également de responsabilités sociale et environnementale.
Le service est composé de 8 bureaux.
La cheffe de service est assistée de 3 adjoints, chacun responsable de pôle :
- Fonctionnement courant constitué de 3 bureaux : budget des services, prestations des services et intendances. L'adjoint est par ailleurs haut fonctionnaire à la sécurité routière et référent ministériel des mobilités.
- Politique immobilière constitué de 2 bureaux : stratégie immobilière et travaux et exploitation.
- Gestion des connaissances et des synthèses constitué de 2 bureaux : politique documentaire et archives
- Le bureau de l'accu
Descriptif du service
Le bureau de l'accueil et de la sécurité comporte 3 sections ayant pour missions :
- accueillir, orienter et guider les usagers (accueil physique et accueil téléphonique)
- assurer la sûreté (gardiennage, filtrage, sécurisation des lieux et des activités, lutte contre l'incivisme)
- garantir la sécurité incendie (prévention, secours et assistance à personnes)
Effectif : 20 (dont 3 dans la catégorie A, 6 dans la catégorie B et 11 dans la catégorie C)
À propos de l'offre
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Formations prévues dans le cadre de l’adaptation au poste de travail :
Gestion des priorités
Autres formations utiles au poste :1- Word
3-Exel
3- Gestion du stress et des conflits
4- Management -
- Réactivité et disponibilité (souplesse de l’amplitude horaire en fonction des nécessités de service et de l'activité des cabinets) ;
- Faire preuve de rigueur et de diplomatie ;
- Aptitude à travailler parfois sous pression (délais contraints). -
Article 332-2
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
