Adjoint(e) à la Directrice d'unité de gestion hebergement H/F

Mission principale :

-          En lien permanent avec le DUG Hébergement, assure la gestion administrative, matérielle et financière des résidences universitaires du site d’Avignon ainsi que le management des équipes de l’hébergement
-          Participe au pilotage et à la prise de décisions de l’activité Hébergement
-          Assiste et seconde le DUG dans la gestion quotidienne des résidences notamment sur la maintenance relevant des obligations des bailleurs
-          Maintient l’attractivité des résidences universitaires
-          Développe les actions d’accompagnement des étudiants et animation au sein des résidences universitaires


description des activités :


·         gestion administrative

-       Gestion de tous types d’hébergements : affectations nationales, offre complémentaire, hébergement des étudiants internationaux, hébergements du festival d’Avignon, logements enseignants-chercheurs
-       Veille au respect du règlement intérieur des résidences et met en œuvre les procédures d’avertissement
-       Participation aux réunions régionales thématiques Hébergement 
-       Signature des dossiers locatifs dématérialisés
-       Prise en charge de tout dossier ou demande ponctuelle


·         gestion matérielle

-       Veille à la sécurité des locaux et des personnes
-       Planification et suivi de la maintenance des résidences en lien avec le service technique du site
-       Propositions de maintenance préventive et d’équipements
-       Définition des demandes d’investissements et besoins divers
-       Relations avec les bailleurs et suivi des réunions de chantiers à leur initiative
-       Suivi des rapports de vérifications obligatoires et mise en œuvre des levées d’observations et suivi de la tenue des registres de sécurité en lien avec le RST
-       Contribution aux projets de rénovation et nouvelles constructions
-       Prise en charge des situations d’urgences, définition des priorités


·         gestion financière et budgétaire

-       Participation à l’élaboration des budgets prévisionnels et suivi de l’exécution budgétaire
-       Prise en charge de la dépense publique : engagements juridiques et suivi des approvisionnements en lien avec le service facturation, attestation du service fait
-       Suivi de l’exécution des contrats en lien avec le service des Marchés
-       Démarche de mise en concurrence dans le cadre de la commande publique
-       Mise en œuvre des démarches et procédures de contrôle interne
-       Suivi de la bonne tenue des applications métier
-       Contrôle des droits constatés de l’activité Hébergement


·         Management  

-       Recrutements : définition de profils de poste, publication, pré-sélections et entretiens
-       Encadrement des personnels de l’Hébergement : organisation et coordination du travail des personnels
-       Accompagnement des nouveaux personnels à la prise de poste
-       Travail collaboratif a