Adjoint.e à la responsable du pôle correspondance ministérielle
Référence : 2025-1935778
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Bureau des Cabinets (BDC)
- Localisation : 246 BD SAINT GERMAIN 75007 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Vous êtes placé.e sous la responsabilité de la responsable du pôle de la correspondance ministérielle.
Activités principales :
- Supervision du travail d'enregistrement des courriers en lien avec le chargé de suivi et de qualité de l'instruction : veille sur la qualité des enregistrements, tenue à jour de tableaux d'activité et de statistiques, prise en compte des demandes des cabinets
- Instructions des réponses aux courriers citoyens : indiquer pour chaque courrier la réponse à donner
- Relecture des projets de réponse des rédacteurs : une centaine de projets de réponse par jour
- Management fonctionnel des collaborateurs du pôle (12 B et 8 C )
- Intérim du responsable de pôle pendant son absence
Missions spécifiques ? assistance à la maîtrise d'ouvrage logiciel AIRS du BDC :
- Garantir les règles de sécurité des SI métiers du bureau des cabinets et le respect du RGPD. Faire preuve de diplomatie et de pédagogie aussi bien dans l'adoption de nouvelles pratiques que durant l'assistance aux utilisateurs.
- Accompagner la maîtrise d?ouvrage dans l'extraction des données afférentes et la mise en forme de celles-ci pour répondre aux demandes des cabinets et du BDC
- Assurer l'administration fonctionnelle AIRS avec l'équipe d'administrateurs techniques et l'éditeur : gestion des incidents ou anomalies, paramétrage, droit d'accès aux utilisateurs et gestion des référentiels transverses.
- A chaque nouvelle arrivée, création des droits utilisateurs, mettre à jour les modèles et l'arborescence interne de l'outil
- Concevoir et mettre à jour le guide d?utilisation de l?outil
- Effectuer les requêtes et assurez une mise en forme des données collectées.
- Contrôler / faire contrôler les résultats en vérifiant que les exports collectés correspondent bien au besoin exprimé.
Profil recherché
Savoir-faire :
- Maîtriser les outils bureautiques (Pack office) et SI
- Suivre, rendre compte, alerter de l'avancement d'un projet
- Organiser son activité, gérer les priorités
- Travailler en équipe, en transversalité
Savoir-être :
- Capacité d'analyse, de synthèse et de reporting
- Capacité de communication écrite et orale, écoute
- Rigueur
- Autonomie
- Initiative, force de proposition
Qui sommes-nous ?
Le pôle correspondance ministérielle (PCM), au sein du bureau des cabinets (BDC), entité administrative des cabinets de ministres, a pour mission d?enregistrer le courrier adressé aux ministres et secrétaires d'État des pôles ministériels de la Transition écologique et solidaire et de la cohésion des territoires et des relations avec les Collectivités territoriales.
Le secteur 1 au sein du PCM traite : l'enregistrement des courriers arrivés, l'expédition des réponses à ces courriers, le classement et l'archivage des courriers arrivés et des réponses.
Le secteur 2 au sein du PCM traite de la rédaction des projets de réponse au regard des instructions des chefs de cabinets, des conseillers etc.
À propos de l'offre
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Patricia GOMIS, responsable du pôle correspondance des ministres.
Tél : 01 40 81 85 13
Courriel : patricia.gomis@developpement-durable.gouv.fr -
Bureau partagé
Horaires administratifs - contraintes horaires possibles -
Ce poste est ouvert à tout candidat compétent, qu'il soit fonctionnaire ou non. Le recrutement d'un candidat non fonctionnaire se ferait sur le statut de contractuel, a priori pour un contrat de 3 ans (à confirmer avec le recruteur), après constat de l'absence de candidature de fonctionnaire adaptée (fondement juridique : 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique de L'État). A l'issue du contrat de 3 ans, il est envisageable de poursuivre en CDI ou par un autre contrat de 3 ans, sous réserve de l'accord des parties.
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Chargée / Chargé d'études et d'enquêtes
