Adjoint(e) à la secrétaire générale H/F

- L’adjoint(e) à la secrétaire générale (SG) est ordonnateur(rice) par délégation permanente de la directrice
- Seconder la secrétaire générale dans le pilotage de l’ensemble du service et notamment du site de Nanterre
- Participer à l’ensemble des missions et projets
- Assurer un rôle de relais auprès de la SG
- Être l’interface entre les équipes du SG Nanterre et Lille
- Représenter la SG sur le site de Nanterre auprès des services de l’Université sur les domaines relevant du service
- Participer à l’organisation, la coordination et la mise en œuvre des procédures administratives, financières, budgétaires et logistiques et particulièrement sur le site de Nanterre
- Produire la documentation écrite relative aux activités du site de Nanterre (PPT, rapport, note, …) utiles aux différentes instances (CA, commission…)
- Veiller à la continuité de service, à la qualité du service rendu aux usagers
- Etre facilitateur pour les B9besoins logistiques nécessaires à la formation des élèves
- Organiser, manager l’équipe du secrétariat général sur le site (1B et 1C)
- Elle/Il appuie la secrétaire générale dans la préparation des opérations budgétaires, financières, administratives et de contrôle de gestion de l’établissement et notamment :
- Participer à l'élaboration du budget, en assurer l’exécution sur Nanterre
- Participer à l’élaboration et au suivi des indicateurs de pilotage et d’outils d’aide à la décision
- Valider les frais de déplacements dans le respect du cadre réglementaire, les services faits pour transmission vers le service financier à Lille
- Assurer un appui aux opérations de consultation et des marchés publics de l’établissement
- Superviser la gestion et les besoins des stocks (alimentaires, fournitures administratives, …)
- Elaborer les nouveaux process et des procédures relatifs au site de Nanterre et participer au contrôle interne comptable et financier de l’institut
- Elle/Il assure la gestion matérielle du site de Nanterre
- Veiller à la sécurité des personnes et des biens en lien avec les services de l’université de Paris Nanterre
- Suivre la gestion patrimoniale de l’institut (inventaire physique des équipements sur Nanterre)
- Recenser et suivre les travaux entrepris dans les locaux du site de Nanterre en lien avec les services de l’Université de Paris Nanterre
- Mettre en place des pratiques écoresponsables pour la gestion des déchets, le recyclage, et la consommation énergétique des équipements
- Elle/Il est référent santé, sécurité au travail
- Pour les agents sur Nanterre : mise en œuvre des actions du DUERP
- Pour les élèves, en lien direct avec les services compétents de l’Université de Paris Nanterre
- Suivi et mise en place des procédures obligatoires de sécurité (exercice d’évacuation…)
- Participer à la préparation et à l’organisation des différentes instances

Elle/Il pourra effectuer d’autres activités dont le contenu est défini par la secrétaire générale