Adjointe administrative - Direction des Formations H/F

Gestion administrative des formations continues et missions en lien avec le Pôle ressource.

- Gérer les demandes d'inscription aux stages proposés - liste principale, liste d'attente, annulations, listes définitives.
- Gérer les demandes d'inscription aux parcours personnalisés et assurer les tâches administratives associées.
- Assurer la gestion des stagiaires pour les sessions affectées: envoi des lettres de convocation individuelles, envoi des documents d'information pratiques, envoi des courriers d'annulation de stages, accueil et renseignement des stagiaires pendant la durée de la formation, fourniture des attestations de stage et de présence, négociation et transmission des conventions de formation et demande de facturation au service comptabilité, préparation des dossiers des stagiaires, envoi de documents complémentaires le cas échéant après la session, relances en cas de retard de paiement.
- Assurer la gestion des conférenciers : gestion et mise à jour de la documentation pédagogique, des déplacements, établissement et transmission des lettres de contrat à partir des informations transmises par le responsable pédagogique.
- Assurer l’accueil des conférenciers, la préparation et la transmission de leur dossier administratif, le suivi administratif des conférenciers (établissement des pièces administratives nécessaires au remboursement des frais de déplacement, vérification des horaires d'intervention pour validation des vacations).
- Mettre à jour si nécessaire l'application informatique (Formco ou autre) de la formation continue au niveau de la base de données des conférenciers et des stagiaires.
- Renseigner dans la base de données (Formco ou autre) les dépenses à l'issue de chaque session aux fins d'alimentation de l'application du calcul " Tcoût".

- Préparer le matériel pédagogique nécessaire à chaque session affectée, s’occuper de la reproduction des supports de cours ou la mise de documents sur clé USB.
- Archiver les documents pédagogiques.
- Clôturer les sessions pour préparer la facturation
- Participer à la démarche qualité (suivi des procédures, utilisation des formulaires, recherche de la satisfaction de nos clients, participation aux évaluations, amélioration du fonctionnement du service, gestion des éventuelles réclamations, …)
Pôle ressource :
Missions de gestion administrative courante : Ordre de mission, commande de billets, gestion des frais de déplacement (intervenants, apprenants, personnels…) – SIFAC, CWT… demande de devis fournisseurs, transmission des bons de commande, service fait.
Transversales :
Toutes activités dans l’intérêt de la direction des formations, nécessité de service
Participer à la promotion de l’ENGEES (salons, journées portes ouvertes, JU, …)
Surveiller des examens si nécessaire
Renfort en cas d’absence