Adjoint(e) au chef du département des moyens des cabinets (DMC) - Division des cabinets H/F
Référence : 2024-1751364
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Division des cabinets
Division des cabinets DEPARTEMENT DES MOYENS DES CABINETS - Localisation : 14 avenue Duquesne – PARIS 7ème
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Oui
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Encadrement (oui ou non) : OUI
Nombre de personnes à encadrer (répartition par catégorie) : 51 agents (5 de catégorie A, 20 de catégorie B, 24 de catégorie C, 2 prestataires).
Au sein de la Division des cabinets, composée de 5 départements en charge du soutien des cabinets ministériels rattachés aux périmètres Travail, Santé et Solidarités, le département des moyens des cabinets est constitué d’une équipe structurée en 5 missions. Il a pour mission de pourvoir aux besoins de fonctionnement des cabinets ministériels rattachés aux ministères sociaux.
Le(la) titulaire du poste est placé(e) sous l'autorité hiérarchique du chef du département des moyens des cabinets.
Activités principales :
Il seconde le chef du département des moyens des cabinets sur l'ensemble de ses attributions, et sous son autorité :
- encadrement et animation des équipes du département
- exercice de l'autorité fonctionnelle sur les équipes logistiques et d'intendances des sites distants
- organisation, coordination, pilotage et supervision du fonctionnement du département
- détermination des objectifs du département.
- élaboration et suivi des indicateurs et tableaux de bord de la structure
- communication interne au département
- représentation du département auprès des cabinets ministériels et des directions partenaires du Secrétariat général
Ainsi, il participe aux cotés du chef de département à la coordination du traitement, par les 5 missions, des demandes des cabinets ministériels dans les domaines suivants :
- gestion RH de proximité des membres de cabinet et des personnels d'appui affectés
- logistique et prestations de service
- support de proximité des systèmes d'information
- déplacements des membres du Gouvernement et de leurs délégations, ainsi que le traitement des achats, traitement administratif des dépenses de fonctionnement et suivi des budgets de fonctionnement
- services d'intendance des cabinets ministériels (services de restauration des membres du Gouvernement et des cabinets)
Profil recherché
Indiquez les compétences requises sur le poste ainsi que la lettre correspondant à la légende ci-dessous.
E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)
Connaissances :
Statut général de la fonction publique, statuts particuliers, textes d’'application - M
Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services dans le champ concerné - M
Régles de gestion Ressources humaines et statuts - M
Règles relatives à la dépense publique et aux achats - M
Règles relatives à l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail - M
Maîtrise de l'outil informatique (Suite Office) - M
Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes
Qualités relationnelles, sens du dialogue et des rapports humains ***
Disponibilité ***
Faire preuve de rigueur ***
Etre réactif et faire preuve d'initiative ***
Faire preuve d'autorité et de capacités à impulser une dynamique d'équipe**
Faire preuve de discernement et de diplomatie ***
Rester maître de soi ***
Faire preuve de discrétion professionnelle ***
Etre autonome tout en sachant rendre compte ***
Savoir-faire :
Manager et animer des équipes - Arbitrer - M
Analyser et synthétiser - E
Planifier et organiser - E
Anticiper et avoir un sens développé de l'initiative - E
Dialoguer, communiquer et négocier - M
Conduire le changement et avoir une vision prospective - M
Utiliser et exploiter Excel - M
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
La division des cabinet (DDC) apporte un appui aux cabinets ministériels relevant des ministères sociaux.
Ses principales missions sont :
- soutenir les cabinets ministériels et développer la mutualisation des moyens mis à leur disposition,
- assurer la gestion des RH de proximité, du parc informatique et téléphonique, des moyens logistiques et leur répartition,
- assurer l’enregistrement, l’analyse et l’orientation des courriers adressés aux cabinets des ministres,
- assurer la gestion des courriers des élus et des particuliers ainsi que le traitement des questions écrites parlementaires,
- présenter les projets de textes à la signature des ministres et assurer le suivi de la procédure de contreseing des textes législatifs et réglementaires,
- instruire les dossiers de propositions de distinctions honorifiques,
- intervenir à la demande des membres du Gouvernement relevant des ministères sociaux pour rechercher des solutions appropriées à des situations sociales précaires.
Au sein de la DDC, le Département des moyens des cabinets (DMC) a pour missions :
- d'assurer la gestion des RH de proximité pour les membres et personnels d'appui des cabinets ministériels,
- d'assurer le support de proximité des systèmes d'information et la maintenance du parc informatique et téléphonique dédié aux cabinets ministériels et à la DDC,
Descriptif du service
- d'assurer la gestion et la répartition des moyens logistiques et des prestations de service au profit des cabinets ministériels et de la DDC,
- de coordonner l'activité des services d'intendance en charge des réceptions et repas initiés par les membres du Gouvernement,
- d'assurer la gestion des déplacements des membres du Gouvernement et de leur cabinet,
- de participer au suivi des moyens budgétaires de fonctionnement dédiés aux cabinets ministériels,
- de participer à la préparation et à l'organisation des manifestations et événements décidés par les ministres chargés des affaires sociales,
- de participer aux mesures assurant la sécurité générale des sites occupés par les ministres et leurs cabinets.
Le département des moyens des cabinets assure un lien fonctionnel avec les sites distants.
À propos de l'offre
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Formations prévues dans le cadre de l'adaptation au poste de travail
1 Formation management
2 Formations RH
3 Formation "Basiques de la dépense"Autres formations utiles au poste
1 Sur demande
2CONTACTS
Merci d'envoyer CV et lettre de motivation à Benoit CHAPELOTTE, chef du département des moyens des cabinets à l'adresse suivante : benoit.chapelotte@ddc.social.gouv.fr
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Spécificités du poste / Contraintes :
Forte dimension managériale
Disponibilité
Réactivité
Confidentialité
Rythme soutenu, en particuliers, lors des remaniements ministériels -
Vacant à partir du 01/01/2025
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Responsable sectorielle / sectoriel
