ADJOINT(E) EN GESTION ADMINISTRATIVE POLE HEBERGEMENT PONSAN BELLEVUE–Crous de Toulouse-Occitanie H/F
Référence : 2024-1489118
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
CROUS Toulouse
Crous de Toulouse-Occitanie - Localisation : Pole Hébergement PONSAN Bellevue / Site Sud-Est
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) RIFSEEP : Groupe - € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Oui
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Secrétariat et gestion administrative :
- Assure la gestion locative des logements : suit le planning de remplissage de la résidence, sous le contrôle du responsable de l’unité de gestion, en lien avec le service du logement
- Traite les dossiers locatifs des étudiants et en contrôle les pièces avant admission
- Enregistre les garanties Visale en ligne sur le site internet de l’organisme
- Assure le suivi des réservations des étudiants et des logements hôteliers (Planning de réservation)
- Assure les contrôles demandés à l’arrivée et pendant le séjour des résidents (vérification de l’identité du résident, respect de la durée du séjour, tarif appliqué, dossier complet…)
- Gère le planning des états des lieux de sortie
- Traite les états des lieux d’entrée et de sortie, assure la remise et la restitution des clés
- Traite les préavis de départ déposés en ligne
- Effectue la demande de mise en ménage des logements
- Enregistre les demandes de réparation
- Prépare les documents administratifs demandés par les résidents tout au long de l’année (attestation de résidence, quittance…)
- Encaisse les redevances, loyers et autres prestations
- Enregistre si nécessaire les RIB des étudiants
- Constate les prestations de dégradations sous le contrôle du responsable de l’Unité de gestion
- Elabore des documents administratifs (Affiche, tableaux…)
- Assure le classement et l’archivage des documents de l’unité de gestion
Accueil physique et téléphonique des étudiants et partenaires extérieurs
- Traite le courrier de 4 résidences et le prépare pour la distribution dans les boites aux lettres des résidents
- Gère la boite mail de la résidence : traite ou transfère les différentes informations ou demandes, classe et archive les mails
Coordination de la vie en résidence :
- Assure, les ouvertures/fermetures da la salle multi-activités si nécessaire
- Veille au bien-être et facilite la vie des résidents
- Gère les situations d’urgence
- Veille au respect du règlement intérieur
- Alerte dans le cadre de ses fonctions, le Directeur d’unité de gestion ou la Directrice de site, en cas de comportement anormal
- Veille à la sécurité des locaux en assurant un contrôle des bâtiments
- Bonne connaissance des implantations des divers locaux (salle d’études, laverie, sous-station, TGBT, armoires électriques, baie informatique…)
Profil recherché
Compétences opérationnelles :
- Bonne maitrise de l’expression orale et écrite.
- Connaissance souhaitée d’une deuxième langue.
- Connaissance et maitrise des outils de communication et de gestion (Word, Excel, Outlook…)
- Connaissance des types de réponses adaptées aux différentes situations rencontrées.
- Connaissance de l’organisation intérieure de l’unité d’affectation et de son environnement
- Connaissance des règles d’hygiène et de sécurité en vigueur
- Connaissance des problèmes du milieu étudiant
- Connaissance des techniques d’accueil
Compétences comportementales :
- Sens du dialogue et de l’écoute
- Capacité à rendre compte
- Capacité à gérer l’urgence et faire face à l’imprévu
- Aptitude à agir dans un cadre défini par la hiérarchie
- Sens de l’organisation, rigueur et fiabilité
- Savoir gérer son temps et s’organiser
- Posséder le sens de la discrétion, de la loyauté et du travail en équipe comme en autonomie
- Qualités relationnelles
- Polyvalence
- Sens du service public
- Disponibilité, adaptabilité.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Compétences attendues
Compétences opérationnelles :
- Bonne maitrise de l'expression orale et écrite.
- Connaissance souhaitée d'une deuxième langue.
- Connaissance et maitrise des outils de communication et de gestion (Word, Excel, Outlook…)
- Connaissance des types de réponses adaptées aux différentes situations rencontrées.
- Connaissance de l'organisation intérieure de l'unité d'affectation et de son environnement
- Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité en vigueur
- Connaissance des problèmes du milieu étudiant
- Connaissance des techniques d'accueil
Compétences comportementales :
- Sens du dialogue et de l'écoute
- Capacité à rendre compte
- Capacité à gérer l'urgence et faire face à l'imprévu
- Aptitude à agir dans un cadre défini par la hiérarchie
- Sens de l'organisation, rigueur et fiabilité
- Savoir gérer son temps et s'organiser
- Posséder le sens de la discrétion, de la loyauté et du travail en équipe comme en autonomie
- Qualités relationnelles
- Polyvalence
- Sens du service public
- Disponibilité, adap
Langues
- Anglais Intermédiaire ou de survie
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Personnes à contacter
- drh@crous-toulouse.fr
- sandrine.vergne@crous-toulouse.fr
Qui sommes-nous ?
Le Crous de Toulouse-Occitanie est un établissement public administratif qui accompagne la vie étudiante dans les 8 départements (Ariège, Aveyron, Gers, Haute-Garonne, Hautes-Pyrénées, Lot, Tarn, Tarn et Garonne) de l’Académie de Toulouse. Il a pour mission de favoriser l’amélioration des conditions de vie étudiante par des interventions dans différents domaines : l’accompagnement social des études et leur financement, la restauration, le logement, le bien-être, la mobilité, l’action culturelle, sportive et la vie de campus, le soutien aux initiatives étudiantes et l’emploi étudiant.
Il sert plus de 2,5 millions de repas par an par l’intermédiaire d’un réseau de plus de 48 points de restauration. Le Crous propose 11 000 places au sein de 40 résidences universitaires pour les 142 800 étudiants de l’académie dont 44 519 boursiers. Ses différentes unités de gestion sont réparties dans les départements de la Haute-Garonne, de l’Aveyron, du Tarn, des Hautes-Pyrénées, du Lot et du Gers.
Effectifs
626 personnels répartis dans les différentes unités de gestion et les services.
Domaine d’activité
Opérateur « Vie étudiante »
Missions
Restauration, hébergement, aides financières directes (bourses sur critères sociaux) et aides spécifiques, action sociale, action culturelle et vie de campus.
Descriptif du service
Sous la responsabilité d’une directrice d’unité de gestion et intégré(e) dans une équipe administrative, l’adjoint(e) en gestion administrative réalise les opérations de gestion courante au sein d’une résidence universitaire. Il-Elle exécute les actes administratifs relatifs à la gestion quotidienne de l’activité hébergement. Il-Elle travaille en étroite relation avec les autres personnels administratifs et techniques de l’unité de gestion.
À propos de l'offre
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Merci de transmettre votre candidature (CV et Lettre de motivation) à:
Madame Muñoz – directrice des ressources humaines.
drh@crous-toulouse.frMadame Lugan, directrice du site Toulouse sud-est
jane.lugan@crous-toulouse.frMadame Vergne, directrice du pôle hébergement Ponsan Bellevue sandrine.vergne@crous-toulouse.fr
Adresse :
Crous de Toulouse-Occitanie
58 rue du Taur – CS 67096
31070 Toulouse cedex 7 -
Conditions particulières :
- Horaires décalés 1 semaine sur 2 (1 semaine 8h à 13h et 14h à 16h30 – 1 semaine 12h30-20h)
Intégré à une équipe administrative, l’agent peut être amené à suppléer un(e) collègue absent(e) et à exercer des fonctions différentes au sein du pôle hébergement de l’unité de gestion
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Vacant à partir du 25/03/2024
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
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Domaine: Relation à l'usager
Contractuel de catégorie C au tribunal judiciaire de Toulouse - PPN H/F
