Adjoint·e en gestion administrative recherche
Référence : 2024-1765832
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université d'Angers
Université d'Angers - Localisation : Campus Belle Beille
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD de 2 ans
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) A partir de 21 624€ ( grille) € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Secrétariat de recherche
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Rédiger les courriers, attestations, gérer l'agenda du directeur
- Préparer et organiser les réunions et conférences périodiques
- Préparer et organiser des réunions en visio-conférence
- Participer à la mise à jour du site web, des listes de diffusions, des accès au réseau partagé
- Coordonner la logistique et les réservations d’évènements (Thèses, Colloques, réunions, etc)
- Accueillir et assurer le suivi administratif et logistique des nouveaux arrivants et des visiteurs
- Assurer la coordination avec les différents secrétariats du directeur
- Assurer la coordination et l’interface entre les membres de l’équipe, les services de l'université, l'IRSET et l'INSERM, en tenant compte des différents plannings de rdv, présentiel et télétravail
- Étudier les notes et circulaires, rechercher sur internet et diffuser l'information
- Coordonner et suivre les besoins informatiques, logistiques, maintenance avec les services concernés
- Effectuer les différentes tâches dans le respect des procédures de chaque tutelle, assurer la veille de ces procédures
- Effectuer le classement et l’archivage numérique et papier
- Partager des fichiers en réseau, par mail (Messagerie, Renater, Web Transfert, etc)
Gestion administrative
- Assurer la gestion et le suivi RH (Contrats, renouvellements, plannings, absences, etc)
- Gérer les conventions de stage
- Coordonner, suivre les dossiers des conventions de recherche
- Suivre les biens d’immobilisations UA/Inserm
- Fournir les éléments statistiques pour les tutelles (volumétrie contrats, données-mouvements personnels/stagiaires/doctorants, etc)
- Gérer la bibliographie (commande d'ouvrages et enregistrement dans la base de données)
- Gérer les stocks de fournitures de bureau et de la salle de réunion/de vie de l’équipe
Gestion financière
- Assurer la gestion des dépenses (devis, commandes, réceptions, factures, relances, litiges)
- Assurer le suivi des budgets recherche (projets et dotations)
- Assurer la gestion des déplacements (réservations, ordres de missions, bons de commandes, demandes de notes de frais)
- Rédiger/préparer les compte-rendus financiers, des subventions et des dotations
- Assister les responsables de projet dans les chiffrages d’appel à projet
Profil recherché
Savoirs :
- Environnement professionnel
- Techniques d'élaboration et de modification de documents
- Organisation et fonctionnement des établissements publics
- Connaissances générales en méthodes de gestion et de suivi budgétaire et comptable
- Connaissance des outils de gestion de chaque tutelle (détaillés dans les compétences particulières)
- Connaissance des outils de réservations de voyage
Savoir-faire :
- Assurer le suivi des dépenses et des recettes
- Définir et suivre des budgets
- Appliquer les normes, procédures et règles RH, Budgétaires, Comptables, Juridiques
- Gérer les situations d'urgence
- Travailler en équipe
Savoir-être :
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Sens relationnel
- Capacité d'adaptation
- Curiosité intellectuelle
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Au cœur d’une région reconnue pour sa qualité de vie, l’Université d’Angers, 3è employeur du territoire, offre un environnement propice à l’épanouissement de ses personnels et étudiants.
Elle comprend 4 Facultés, 1 IUT, 1 école d’ingénieur, 1 Institut de Tourisme et 1 IAE et 31 unités et structures fédératives de recherche.
Vous vous reconnaissez dans les valeurs d’innovation, de citoyenneté, de partage et d’accompagnement de l'Université d'Angers ? Rejoignez-nous !
Descriptif du service
L’équipe d’Épidémiologie en santé au travail et ergonomie (Ester), créée en 2017, au sein de l'IRSET est la principale équipe académique de recherche en santé au travail en France. L’équipe est labellisée Inserm et sous mandat unique Inserm, hébergée par l’Université d’Angers au sein de la Faculté de Santé Médecine.
L’équipe ESTER est structurée selon quatre thèmes de recherche allant de la recherche étiologique à la prévention des TMS, des facteurs psychosociaux au travail, des cancers et des maladies respiratoires avec de forts chevauchements et interactions entre eux :
• la recherche étiologique des déterminants du travail,
• l’évaluation des expositions professionnelles,
• l’évaluation de la contribution des expositions professionnelles aux inégalités sociales de santé
• les interventions de prévention intégrées.
Composition du service
L’équipe est répartie sur 3 sites : son siège et la majeure partie des membres sont situés à la Faculté de Santé Médecine d’Angers, une équipe de 4 personnes est en Guadeloupe et une équipe de 2 personnes au CHU de Rennes.
L’équipe est constituée de 4 PU-PH, 1 PH, 2 PA-PH, 5 MCU-MCU PH, 1 CCA, 2 DR Inserm, 1 CR Inserm, 1 Chargé de projet, 1 Chercheur SHS, 1 IR, 8 IE, 3 Post-Doc, 5 Doctorants·es et des chercheurs associés.
La personne recrutée sera sous l’autorité fonctionnelle du Directeur de l’Equipe de recherche et sous l’autorité hiérarchique de la responsable du Pôle de Gestion Admnistrative Recherche de la Faculté de Santé.
À propos de l'offre
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Une appétence/aisance pour l'informatique est indispensable sur ce poste qui nécessite d'utiliser un grand nombre de logiciels et d'applications "métiers".
Sujétions, astreintes, contraintes particulières : Contraintes horaires en fonction de pics d'activité (clôtures comptables et financières, Bilans financiers, renouvellements RH). Des déplacements ponctuels sur Nantes (DR Grand Ouest Inserm) et Rennes (IRSET) sont à prévoir.
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Vacant à partir du 03/02/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
