Agent administratif - Bureau des Etudes Doctorales et Habilitation à Diriger des Recherches F/H
Référence : 2025-1918834
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Aix Marseille Université
Aix Marseille Université - Localisation : 29 avenue Robert SCHUMAN - 13100 Aix en Provence
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires INM 366
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Gestion administrative
- Accueil présentiel et téléphonique,
- Gestion du courrier papier et électronique,
- Classement et archivage,
- Sélection et diffusion de l'information en interne et en externe, notamment auprès des laboratoires de recherche.
Opérations de scolarité
Avant inscriptions :
- Gestion et suivi des dossiers de candidatures,
- Suivi des conventions co-tutelle.
Inscriptions :
- Accueil et inscription des doctorants (environ 511 candidats),
- Suivi, mise à jour et contrôle du bon déroulement des inscriptions administratives,
- Saisie des informations de la soutenance dans la base de données dédiée,
- Inscription dérogatoire,
- Participation à la gestion comptable des inscriptions,
- Repérage et correction des anomalies dans l’application de gestion,
- Gestion des dossiers en attente de paiement (veille, relance et finalisation).
Thèses et HDR
- Préparation, organisation et contrôle de la soutenance,
- Saisie dans le fichier central des thèses des informations relatives à la thèse préparée par l’étudiant,
- Suivi des soutenances de thèses (environ 80 dossiers) en coordination avec le Directeur de thèse, l’ED, le laboratoire de recherche du candidat à la soutenance et le Service Commun de Documentation,
- Suivi des co-tutelles de thèse,
- Suivi administratif des HDR (environ 22 dossiers).
- Correction des défaillances constatées relatives à l’enregistrement des thèses.
- Transmission des statistiques pour les enquêtes de l’Université ou ministérielles.
- Renseignement des tableaux de bord selon les instructions reçues.
Profil recherché
Nous recherchons un(e) agent administratif(ve) pour rejoindre un environnement dynamique, au cœur des projets de formation tout au long de la vie.
La personne idéale possède une bonne compréhension du fonctionnement général de l’enseignement supérieur : elle connaît les grandes lignes de l’organisation des études, des services et des interlocuteurs impliqués.
Elle maîtrise les outils bureautiques (comme Word, Excel ou Outlook) et se montre à l’aise dans un environnement numérique. Même si certains logiciels spécialisés (comme ADUM, APOGEE ou l’environnement numérique de travail) ne lui sont pas encore familiers, elle est curieuse et capable de les apprivoiser rapidement.
Organisée, rigoureuse et méthodique, elle sait planifier ses tâches, gérer les priorités et rendre compte de son activité avec clarté. Elle dispose d’une bonne capacité d’analyse, fait preuve d’adaptabilité et réagit efficacement face aux imprévus. À l’écrit comme à l’oral, elle est à l’aise pour communiquer, rédiger des documents ou transmettre des informations. Ce poste demande également un excellent sens du relationnel : le respect, l’écoute, le calme et la capacité à travailler en équipe sont essentiels.
Dotée d’un vrai sens du service, elle accueille et accompagne les usagers avec bienveillance, tout en respectant strictement la confidentialité des données qu’elle traite.
Enfin, elle sait faire preuve d’initiative, sait anticiper les besoins et apprécie de travailler de manière autonome tout en s’inscrivant dans une dynamique collective.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.
La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk
Descriptif du service
Le poste de gestionnaire du bureau des écoles doctorales et Habilitation à Diriger des Recherches (HDR) est en proximité directe avec l’assistante et la direction de l’Ecoles Doctorales (ED) 355 Espaces, Cultures, Sociétés, dans les locaux de la Maison Méditerranéenne des Sciences de l'Homme (MMSH).
Le gestionnaire travaille en étroite collaboration avec ses homologues gestionnaires des ED 354 et 356. Il collabore avec le réseau des assistants et gestionnaires d’AMU relevant de la Direction de la Formation Doctorale (DFD).
À propos de l'offre
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Poste à pourvoir dès que possible – CDD 12mois – renouvellement possible
Temps complet – du lundi au vendredi
Rémunération : 1491€ net / mois environ puis 1555€ net / mois environ après un an de contrat
Localisation du poste : 29 avenue Robert SCHUMAN 13100 Aix en Provence
Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social
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Vacant à partir du 03/02/2025
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Gestionnaire d'un Etablissement Public Local d'Enseignement
