Agent administratif - CCAS DE LUZECH

AFFECTATION
Résidence Autonomie « Aline DRAPPIER »
Service : Administratif
Durée hebdomadaire de travail : 35 Heures
Du lundi au vendredi (7h/jour)

AUTONOMIE ET RESPONSABILITES
Responsabilités d'encadrement : 7 agents hôteliers

MOYENS TECHNIQUES MIS A DISPOSITION
Bureau, ordinateur, téléphone fixe

Contraintes, Difficultés
- Encadrement d'agents, polyvalence
- Remplacement de la secrétaire de l'EHPAD
- Peut participer au roulement des astreintes administratives

Placé(e) sous l'autorité directe de la cadre de santé, vous serez amené(e) à:

1. Accueil des résidents et visiteurs :
- Est le premier point de contact pour les résidents, leurs familles et les visiteurs.
- Fournie des informations sur les services offerts et les activités proposées.

2. Gestion administrative :
- Traitement du courrier, gestion des appels téléphoniques et des emails.
- Rédaction et gestion de documents administratifs : contrats de séjour, fiches de renseignement des résidents, APA, APL, rapports d'activité...
- Classement et archivage.

3. Gestion du planning du personnel :
- Suivi journalier des plannings du personnel.
- Suivi des Conges et récupérations du personnel
- Assure les remplacements si besoin du secrétariat de l'EPHAD

4. Coordination des services :
- Assure la liaison entre les différents services de la résidence et les intervenants extérieurs (cuisine, SSIAD, IDEL, animations, entretien).
- Gère les rendez-vous et les activités pour les résidents.

5. Gestion des dossiers des résidents :
- Tient à jour les dossiers médicaux et administratifs des résidents.
- Assure la confidentialité et la sécurité des informations sensibles.

6. Support aux partenaires (médecins, IDEL, kinés, aides à domiciles...) :
- Aide les partenaires en fournissant des informations administratives nécessaires.
- Participe à la coordination des soins, en prenant en compte les besoins spécifiques de chaque résident.

7. Gestion financière :
- Contribue à la facturation et la gestion des paiements des résidents.
- Suit les dépenses et gère le budget administratif.
8. Communication interne :
- Diffuse les informations importantes aux équipes et aux résidents concernant les changements (mise à jour de la borne de la RA, mise à jour des plans de chambre avec noms des résidents...).
- Participe à l'organisation des réunions et des formations pour le personnel.
9. Planification d'événements :
- Participe à l'organisation d'événements et d'activités pour les résidents dans le but de favoriser l'autonomie et la vie sociale.