Agent administratif au bureau des affaires générales

Groupe RIFSEEP : 2


Vos activités principales :


Au sein du bureau des affaires générales :


- Assure le secrétariat du bureau (planning, rédaction de courriers et mise en forme de documents).
- Exécution financière des commandes pour l’ensemble des TATE du SGAMI :
- réalisation des demandes d’achats et service fait sur l’outil chorus formulaire,
- réalisation du suivi des paiements avec l’outil chorus production.

Au sein de la cellule courrier :


- Réceptionner, classer, enregistrer courriers et courriels, y compris sur logiciel spécialisé ;
- Organiser, distribuer, transmettre le courrier à l’arrivée ;
- Préparer le courrier au départ et à l’expédition ;
- Rédiger les accusés de réception ;
- Alimenter les outils de suivi ;
- Traiter les fax, colis et recommandés ;
- Contrôler l’affectation du courrier pour diminuer le taux d’erreurs d’aiguillage ;
- Traiter les parapheurs.


Dans le cadre de la mise en place des salles de réunion:


- Lors des réunions présidées par le SGA ou SGZDS, suivre le plan de déploiement en respectant les besoins exprimés (micros, boissons, etc.);
- Effectuer la remise et la consigne des clés aux services demandeurs ;
- Procéder à la vérification des salles ;
- Intervenir ponctuellement en cours de réunion en cas de besoin (problèmes de micro, approvisionnement, etc.).



Votre environnement professionnel :


Activités du service
SGAMI Sud : Echelon territorial du ministère de l’Intérieur pour la zone de défense et de sécurité Sud, il assure la gestion administrative, budgétaire, logistique et immobilière des services de la police nationale et, en partie, de la gendarmerie nationale. Son ressort géographique s'étend sur 3 régions (PACA, Occitanie, Corse), soit 21 départements. Le SGAMI Sud est composé de 5 directions (DAGF, DRH, DSIC, DEL et DI), auxquelles s’ajoutent un cabinet ainsi que des délégations et antennes logistiques, relais des directions, situées à Nice, Montpellier, Toulouse et Ajaccio.
Cabinet du SGAMI : Rattaché à un secrétaire général adjoint (contrôleur général) et un secrétaire général de zone (sous-préfet), les activités principales sont la coordination des dossiers transversaux, d'affaires réservées et de protocole; la gestion des dossiers transversaux; l'élaboration de plans d'action et de process; la gestion de la sécurité et de la sûreté des sites du SGAMI; le suivi de la communication SGAMI; la gestion du parc automobile mutualisé rattaché au cabinet, la gestion du service intérieur et du courrier.