Agent administratif au sein du service à la population - Mairie de TIGERY

L'agent a pour rôle d'accueillir, de renseigner et d'orienter le public.

I : Missions principales
* Accueil physique et téléphonique des usagers,
* Tenue du guichet unique (avec traçabilité),
* Gestion de l'Etat-civil dans son intégralité (voir ci-dessous),
* Délivrance d'imprimés et de renseignements liés aux services communaux,
* Délivrance de réponses de proximité, rédaction et envoi de documents administratifs,
* Coordination des opérations électorales (préparation et tenue des bureaux de vote),
* Coordination du recensement de la population,
* Gestion du portail famille (dossiers d'inscription à l'école, suivi des contrats, paiements, relances, payfip, impayés, prélèvement, quotient familial),
* Encaissement de recettes diverses (commune / CCAS),
* Classement et archivage,
* Gestion des demandes de location de salles et délivrance des clés (ou badges).


II. Gestion du courrier et diffusion de l'information
* Réception, enregistrement, distribution et expédition du courrier via la GED (logiciel ZEENDOC),
* Réception et orientation des appels téléphoniques et mails, prise de messages et de rendez-vous pour le service urbanisme,
* Actualisation régulière des supports de communication à l'accueil (papier ou numérique).

III. Fêtes et cérémonies (sous l'autorité fonctionnelle du Cabinet du Maire) :
* Coordination de l'organisation interservices des évènements menées par la Direction de l'Administration Générale et le Cabinet du Maire (fêtes locales, cérémonies officielles, commémorations, etc),
* Gestion de la logistique des évènements : réservations de salles et/ou espaces publics, commande de matériel, fournitures et prestations nécessaires avec suivi des devis et coordination avec les prestataires,
* Installation des équipements nécessaires (mobilier, sonorisation, décoration, etc) en lien avec les agents des services techniques le cas échéant,
* Gestion des demandes de médailles du travail, et gestion des stocks cadeaux (doudous, parure stylos, livres de mariage, etc).

IV. Etat-civil
* Préparation des dossiers de mariage et suivi (audition administrative, mise à jour des livrets de familles, envoi des avis de mention),
* Assistance aux élus lors des cérémonies de mariages (en rotation avec les membres de l'équipe),
* Constitution des dossiers de PACS,
* Traitement des reconnaissances anticipées,
* Gestion des opérations liées au domaine du funéraire (délivrance d'actes de décès, gestion du cimetière et autorisations diverses, achat de concessions),
* Gestion des anomalies d'état-civil (rectification d'actes),
* Traitement des légalisations de signature,
* Constitution des dossiers d'attestations d'accueil,
* Édition et délivrance des certificats de vie.