Agent administratif en BAP F/H
Référence : 2025-1921521
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Aix Marseille Université
Aix-Marseille Université - Localisation : 29 avenue Robert SCHUMAN - 13100 Aix en Provence
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires INM 366
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
La mission principale est centrée sur le soutien à l’enseignement, et l'appui administratif aux enseignants dans le cadre :
Des activités pédagogiques :
- L'élaboration des emplois du temps et gestion des salles de cours nécessaires aux enseignements de la/des filières gérés par le BAP,
- La gestion des groupes de TD et suivi des problèmes d’inscription aux groupes de TD en lien avec le service de la scolarité,
- L'accueil des intervenants extérieurs, formalités d’accès sur le campus,
- La collecte des mémoires et des rapports de stages,
- La mise à jour et saisie des déclarations de services des enseignants titulaires,
- Le soutien à la préparation des maquettes d’accréditation, et à l’évaluation des enseignements.
Des activités de communication :
- Actualisation du site web et des supports relatifs aux formations,
- Affichages (emplois du temps, informations diverses, etc.),
- Participation à des salons et/ou manifestations sur l’offre de formation. (JPO, salon Master, etc.).
De secrétariat
- Accueil et information en présentiel et téléphonique,
- Gestion administrative : courrier, parapheurs, courriels,
- Réponse aux enquêtes portant sur les enseignants/étudiants de la /des filières gérées par le BAP.
De soutien logistique
- Reprographie, prêt de matériels, mise à disposition des clés,
- Relais entre la DIRNUM, la DEPIL, etc. : photocopieurs, bons pour travaux, demandes de stationnement, etc.
- Mobilisation ponctuelle lors des élections.
Profil recherché
Le ou la candidat(e) idéal(e) fait preuve de rigueur, d’organisation et de méthode, tout en sachant s’adapter à l’évolution des missions du service.
Une bonne connaissance du fonctionnement des études universitaires, notamment dans les domaines des lettres, langues, sciences humaines et sociales, sera un atout. Il ou elle sait planifier ses activités, traiter les demandes d’information avec clarté, et rendre compte de son travail avec efficacité.
Polyvalent(e) et réactif(ve), il ou elle utilise couramment les outils bureautiques (Word, Excel, messagerie professionnelle) et peut être formé(e) à des logiciels spécifiques à l’activité.
Le sens de l’accueil, la discrétion, le respect de la confidentialité, ainsi qu’une vraie capacité à travailler en équipe sont essentiels pour réussir dans ce poste.
Le professionnalisme et la qualité des échanges avec les interlocuteurs internes comme externes sont également au cœur des attentes.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.
La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk
Descriptif du service
Le Bureau d'Appui à la Pédagogie (BAP) a pour mission principale le soutien à l’enseignement, l’appui auprès des enseignants dans le cadre de toutes leurs demandes relevant des activités de secrétariat pédagogique, ainsi que la gestion des activités liées à l’offre de formation. Il fonctionne dans le respect du principe de continuité de service, avec une large amplitude horaire d’ouverture et repose sur la mutualisation des compétences et la polyvalence des agents qui y sont affectés.
Le BAP Humanités, Sciences Historiques et Sociales, Géographie, Aménagement et Environnement (HSHS-GAE) a en charge les sept départements qui le compose : Anthropologie, Géographie Aménagement Environnement, Histoire, Histoire de l’art et archéologie, Philosophie, Science de l’Antiquité et Sociologie. Un portefeuille de gestion de filières est attribué principalement à chaque agent. Il est composé d'une équipe de 9 personnes, (5 gestionnaires, une secrétaire administrative, un cartographe, une cartothécaire et un bibliothécaire) et est placée sous l’autorité d’une responsable administrative (RA).
À propos de l'offre
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2 postes à pourvoir dès que possible – CDD 12 mois – renouvellement possible
Temps complet – du lundi au vendredi
Rémunération : 1491€ net / mois environ puis 1555€ net / mois environ après un an de contrat
Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social
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- Participation à des missions spécifiques lors des périodes de forte activité.
- Le gestionnaire du BAP pourra être mobilisé pour appuyer le responsable administratif dans l’ensemble de ses missions.
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Vacant à partir du 06/05/2025
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Gestionnaire d'un Etablissement Public Local d'Enseignement
