Agent administratif et d'accueil polyvalent EPAJG Malartic - E.P.A.J.G.

Agent administratif et d'accueil polyvalent EPAJG Malartic.

FONCTION ACCUEIL:
-Accueil téléphonique et physique des usagers de l'EPAJG Malartic et plus largement du public fréquentant la structure, aux horaires déterminés par le projet,

SECRETARIAT:
- Inscriptions des usagers aux activités de l'EPAJG Malartic, suivi et relance des adhésions,
- Facturation des prestations aux familles par le biais du prélèvement automatique et du logiciel de suivi (Noethys)
- Suivi et tenue des registres de présence et intégration dans les tableaux de suivi pour les différents financements, (PSO CAF, Inclusion)
- Tenue de statistiques et d'éléments nécessaires à la rédaction d'écrits ou rapports divers,
- Accompagnement de la chargée de structure du Château Malartic et de la direction de l'EPAJG pour le suivi des démarches administratives, suivi administratif du dispositif d'accompagnement à la scolarité.
- Communication interne et externe des activités de la structure sous le contrôle du Directeur de l'EPAJG
- Récupération et suivi du courrier de la structure,
- Classement et archivage des différents dossiers,

COMPTABILITE:
- Régisseur(se) d'avances et de recettes, sous la responsabilité du Trésor Public,
- Établissement des bons de commande et accompagnement du chargé de structure dans le suivi financier,
- Encaissement des recettes des usagers, retour régulier au Directeur de l'EPAJG
- Traitement et suivi des factures des prestataires, de leur bonne imputation au budget, retour régulier au Directeur de l'EPAJG,
- Suivi des dépenses du budget de fonctionnement sous la responsabilité de la chargée de structure,
- Établissement des factures à l'attention des usagers et partenaires.

CONSEIL D'ADMINISTRATION (5 fois par an en soirée - présence obligatoire):
- Rédaction et envoi des convocations et documents,
- Relecture des projets de délibération, en lien avec la direction de l'EPAJG,
- Secrétariat de séance à l'occasion de chaque conseil d'administration,
- Suivi des différentes étapes de contrôle de légalité, mise en ligne.
- Archivage des documents.

LOGISTIQUE:
- Suivi des plannings des utilisations des locaux par les associations
- Rédaction des conventions d'utilisation des locaux par les associations, suivi des adhésions de l'ensemble des adhérents, suivi et facturation des locations de salles.
- Suivi des registres de sécurité.

MANIFESTATIONS - TEMPS FORTS:
- Organisation du vide grenier de la manifestation L'Art dans le Pré (samedi)
- Participation obligatoire à certaines manifestations et temps forts annuels de l'EPAJG : Billetterie, caisse, organisation logistique...(PLAY, fête de la musique, l'art dans le pré)

MARGE D'INITIATIVE:
- En Accord avec son encadrement, faire des propositions d'évolution et d'adaptation du projet (pédagogique et de fonctionnement).