Agent administratif H/F
Référence : 2024-1642359
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Paris-Saclay
- Localisation : Orsay
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
- 1.Mission de secrétariat administratif et pédagogique du master mention Ergonomie (80%)
- Pour l’ensemble de la mention (M1 et M2) : gestion des candidatures des étudiants·es, des inscriptions pédagogiques (logiciel apogée), information et accueil des étudiants·es, suivi des présences, suivi du cursus des étudiants·es, préparation des examens, préparation d’évènements, édition et diffusion des listes des étudiants pour les examens, préparation des jurys, saisie des notes (logiciel apogée), édition/impression/mise à signature des PV de jurys, affichage des résultats anonyme signés, édition/mise à signature/envoi des relevés de notes, soutien à l’organisation des soutenances, soutien à l’organisation du comité de mention et des réunions pédagogiques, enquête sur le devenir des étudiants, etc.
- Avec les enseignants·es et intervenants·es extérieurs·es : accueil des intervenants·es extérieurs·es, gestion du matériel pédagogique, ouverture des salles, gestion des dossiers de paiement d’heures complémentaires, gestion des ordres de mission, gestion des changements de créneaux d’enseignement, aide à la préparation des espaces de cours sur la plateforme E-campus.
- Avec les partenaires : gestion des offres de stage, d’apprentissage et de contrat de professionnalisation, contact et accueil, mise en place de conventions partenariales, suivi des cours mutualisés.
- Avec le CFA : implication forte dans la relation de la formation avec le CFA de rattachement, échanges avec les référentes (apprentissage et formation professionnelle), gestion des apprentis·es, gestion des maîtres d’apprentissage, gestion des missions des tuteurs et tutrices lors des visites des apprentis·es, gestion des emplois du temps et tableau de bord dans les applicatifs du CFA, représentation de la formation dans des salons, journées de rencontre avec les entreprises partenaires, compte rendu des réunions, participation aux journées d’informations, de formation et évènement organisées par le CFA. Réponses au montage de dossier d’Audit pour les certifications (Qualiopi. Iso).
- Salle de documentation : accueil des étudiants·es, gestion du prêt des documents, inventaire, rachat, tenue de la base donnée.
Gestion administrative quotidienne : commandes, gestion des stocks, gestion budgétaire, photocopies, etc.
- 2.Mission de secrétariat administratif et pédagogique du parcours de master 2 CNN (20%)
- Pour l’ensemble du parcours de master : gestion des inscriptions pédagogiques, information et accueil des étudiants·es en anglais, suivi des présences, édition et diffusion des listes des étudiants·es pour les examens, préparation des jurys, saisie des notes (logiciel apogée), édition/impression/mise à signature des PV de jurys,
- Avec les enseignants et intervenants extérieurs : gestion des dossiers de paiement d’heures complémentaires, gestion des ordres de mission.
- Avec les partenaires : contact et accueil.
Profil recherché
Connaissance, savoir :
Connaissance de l’organisation universitaire
Connaissances des processus administratifs et pédagogiques
Connaissances de l’université Paris-Saclay, son organisation et ses acteurs seraient un plus
Savoir-faire :
Bonne maîtrise des logiciels de bureautique, en particulier la suite office (Word, Excel)
Savoir utiliser les logiciels et plateformes de la gestion administrative et pédagogique : Apogée, E-CFA, E-Campus, Inception, Teams, etc.
Savoir réaliser des comptes-rendus de réunion
Savoir identifier des services et interlocuteurs en interne de l’université ou en externe
Bon niveau d’anglais pour communiquer avec les étudiants·es étrangers·ères
Savoir-être :
Forte implication
Bon relationnel avec une diversité d’acteurs
Autonomie
Qui sommes-nous ?
Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...
Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr
Descriptif du service
Mission du service / positionnement hiérarchique :
Sous l’autorité du responsable de la mention de master Ergonomie.
Le poste s’organise selon une mission principale correspondant au secrétariat administratif et pédagogique de la mention de master Ergonomie (M1 et M2) de l’Université Paris-Saclay (80%) et d’une mission secondaire (20%) au secrétariat administratif et pédagogique du parcours de Master 2 Computational Neurosciences and Neuroengineering de la mention Biologie-Santé. Ces missions sont réalisées en relation étroite avec les responsables de chaque formation.
À propos de l'offre
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Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions. -
Vacant à partir du 05/11/2024
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Gestionnaire de scolarité
