AGENT ADMINISTRATION PERSONNEL

Organisme interarmées du Service du Commissariat des Armées, le Groupement de Soutien de la Base de Défense Ile-de France (GSBdD IdF) est un établissement chargé d’organiser et de mettre en œuvre les moyens nécessaires au fonctionnement courant des formations, services et états-majors en Ile-de-France. A ce titre, ses missions d’administration du personnel, organiques, et de soutien multiservices lui permettent de proposer en son sein des parcours professionnels riches, au contact d’interlocuteurs ministériels, voire interministériels. Il est constitué d’une portion centrale située à Saint-Germain-en-Laye, d’éléments de portion centrale déconcentrés et de 8 pôles.

Sous l’autorité du chef ATLAS, l’agent d’administration est en contact direct avec les soutenus afin d’assurer l’accueil, le renseignement et le conseil. Il devra les orienter dans leurs démarches vers le bon interlocuteur et sera en mesure de réaliser une première prise en compte du besoin en fonction de sa complexité (dont les actes RH).
Parmi ses autres fonctions, l’agent ATLAS prend en charge la gestion de secrétariat/remises de colis/courrier, la prise en charge des réclamations et assure le lien entre les administrés et les services.
Le titulaire du poste, polyvalent, sera au quotidien en relation avec les administrés, ce qui implique savoir-être et sens du contact ainsi qu’une bonne qualité d’écoute.
Accueillir, renseigner, conseiller et aider le public sur les différents modes de communication
(physique, courrier et digital avec EUREKA)
Mettre à jour les fiches réflexes en liaison avec le back office (expert métier)
Saisir les données individuelles et initier les demandes d’actes administratifs dans les SIRH
Effectuer les recherches dans les bases de données du SIRH relatives à la situation administrative ou de gestion d’un administré
Réceptionner et traiter les demandes individuelles des personnels : changements de situation personnelle, CPM, CPG, demandes attestations…
Aider les administrés dans la constitution des dossiers de demandes de changements de résidence et de frais de déplacement
Gérer les demandes de passeport, renseigner sur les circuits OPEX/MCD
Accompagner le public à l’utilisation des logiciels d’accès au soutien (EUREKA, ORCHESTRA, CONCERTO, ENSAP…)
Actualiser en permanence ses connaissances RH de premier niveau
Être en mesure de remplacer l’agent d’accueil ATLAS (poste polyvalent)
Assurer la prise de RDV avec le personnel de la DAP et gérer le planning de l’espace confidentialité
Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation pour les soutenus (livret d’accueil, flyers…)
Tenir à jour les supports de communication ATLAS , gérer l’affichage d’informations