AGENT ADMINISTRATION

Le groupement de soutien de la base de défense Marseille-Aubagne (GSBdD MRS-AUB) est un organisme interarmées du Service du Commissariat des Armées qui assure des missions d’administration générale et de soutien commun de façon mutualisée, au profit des organismes du ministère des armées relevant de son périmètre de compétence. Le GSBdD MRS-AUB soutient plusieurs formations situées entre Aix et Marseille. Le groupement articule son action autour de 3 pôles pour assurer le soutien des unités.
L’agent de secrétariat est positionné dans la passerelle du pôle Aix-Marseille, il est placé sous l’autorité du chef du pôle. Le titulaire doit :
- Assister le chef de pôle en réalisant à son profit les tâches de secrétariat, gérer les activités de service
- Assurer le fonctionnement courant, gérer le courrier de toute nature, réaliser l’accueil de visiteurs, prise de rendez-vous, rédaction de courrier, préparation de réunion de travail et déplacements.
- Être en mesure d’assurer la suppléance dans le traitement des frais de déplacement et de déménagement.
- Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs ou correspondants téléphoniques
- Assurer l’organisation de certaines activités planifiées (décompte d’effectif, transport, horaires, lieux…)
- Assurer le suivi de tableau de bord du chef de pôle
- Effectuer le classement de documents (règlementation, note de service…)
- Etre en capacité de rechercher des informations dans intradef ou sur le web
- Assurer la conception et la mise en forme graphique pour les supports de communication
- Etre le relai local du bureau sécurité-habilitations de la division organique
- Etre le relai local du CORSIC
- Participer au suivi de dossier complexe ou sensible au profit du chef de pôle
- Participer au renfort de certaines cellules du point ATLAS en cas de besoin (polyvalence souhaitée
- Assurer la suppléance dans certaines tâches transverses
- Traiter des frais de déplacement
- Traiter des dossiers déménagement