AGENT ADMINISTRATION

Service déconcentré du ministère des armées, le Groupement de Soutien de la Base de défense Ile-de-France assure des prestations de soutien de l’ensemble des unités de la plaque parisienne en matière RH, achats/finances, logistique, restauration ou hébergement. Il est constitué d’une portion centrale située à Saint-Germain-en-Laye, et de 7 pôles répartis en Ile –de-France.
L’agent affecté au centre de management de l’information (CMI) est en charge de la réception et de la diffusion de l’information, de la prise en charge et de l’orientation des personnes.
Adjoint direct de l’OSA, le chef de la CMI, organise, mesure et améliore la qualité de la diffusion de l’information du Pôle EM, en liaison avec l’état-major et le CORSIC. Il assure le suivi du corpus documentaire du Pôle EM. Il communique vers les organismes soutenus, signale les difficultés et propose des solutions à l’OSA. Enfin, il fait l’étude de certains dossiers, en liaison avec les chefs de service et apporte de ce fait au chef de pôle la liberté d’action rédactionnelle de documents de présentation en élaborant des propositions ou en synthétisant le travail des chefs de service.
Enfin l’agent est polyvalent et en mesure d’appuyer l’OSA dans une partie de ses différentes missions.
- Assurer la diffusion des informations administratives courantes
- Assurer la tenue à jour de la bibliothèque de documents administratifs
- Contribuer à la gestion du temps des agents
- Assurer le traitement des demandes d'ordres de mission
- Assurer l'archivage courant
- Assurer l’accueil des visiteurs ou correspondants téléphoniques
- Contrôler les documents présentés à la signature du chef de pôle
- Participer à l’organisation d’évènements pilotés par l’OSA
- Assurer les travaux de reprographie
- Assurer le soutien matériel des services de permanence (fournitures de bureau, matériels commissariat...).
- Orienter les visiteurs ou les correspondants téléphoniques en fonction de leur demande et de leur besoin
- Transmettre un message ou relayer un appel téléphonique vers le service ou l’interlocuteur ad hoc
- S’assurer de la fermeture des coffres contenant les documents classifiés.