Agent chargé de l'accueil à la DDTM H/F

Groupe RIFSEEP : 1

Chargée / chargé d'accueil ou de service aux usagers = FPUSA001

Vos activités principales
- Assurer l’accueil et l’orientation des usagers et des partenaires, dans le cadre notamment des politiques interministérielles d’amélioration de la qualité de l’accueil
- Assurer l'accueil multicanal des différents interlocuteurs : physique, téléphonique
- Orienter en fonction de la demande
- Assurer l’écoute et les réponses de premier niveau
- Renseigner les tableaux de bord de suivi de l’activité ( accueil physique, téléphonique)
- Participer à la surveillance et à la sécurité de l’accès aux locaux
- Mettre à disposition le registre de santé-sécurité au travail et en informer le.a conseiller.ère de prévention hygiène et sécurité, en charge de la gestion du registre
- Participer à la rédaction et à la mise à jour des fiches de procédure relatives aux missions d’accueil sur le site
Dans le cadre de la polyvalence, Assurer l’ensemble de la mission courrier-courriel :
- tri du courrier arrivée / préparation du courrier départ
- orientation et réponse aux messages reçus sur la boite fonctionnelle ddtm@finistere.gouv.fr
- enregistrement de certains courriers dans l’application Maarch
NB : Se référer au tableau des polyvalences du service pour l’ordre de priorités des polyvalences

Votre environnement professionnel
Le secrétariat général commun assure l’ensemble des fonctions supports pour la préfecture et les 3
directions départementales interministérielles.
Il comprend 5 services : le service des ressources humaines, le service budget/finances, le service
immobilier/logistique, le service relations avec les usagers et le service informatique.

Activités du service
- Accueil physique des usagers ( Préfecture, DDTM, DDPP, DDETS Quimper, DDETS Brest)
- Points d’accueil numériques (préfecture)
- Accueil téléphonique ( centre d’appels préfecture / standard régional mutualisé en heure non ouvrée)
- Gestion du courrier : tri, affectation, navette inter-site, courrier réservé des membres du corps préfectoral, Contractualisation la poste,
- Gestion des courriels : boite fonctionnelle de la préfecture, de la DDTM, de la DDPP, maarch
- Gestion des archives

Composition et effectifs du service
Le service des relations avec les usagers est composé d’une cheffe de service, 1 adjointe et cheffe de pôle, 1 chef de pôle et 23 agents.

Liaisons hiérarchiques fonctionnelles
Cheffe de pôles « accueil physique » et «courrier- courriel » et « mission archivage »
Cheffe du service des relations avec les usagers
Directeur adjoint du secrétariat général commun
Directrice du secrétariat général commun

Liaisons fonctionnelles
Relations fonctionnelles avec les responsables de site
Liaisons avec tous services de la DDTM, usagers, pôle logistique du SGC