Agent chargé de l’accueil et de la gestion administrative et comptable du service technique.

Jacou est une ville de 7000 habitants située dans la Métropole de Montpellier. Elle est dotée d’un cadre de vie exceptionnel et d’équipements publics remarquables, à 20 minutes en tramway du cœur de la métropole.
La ville de Jacou recrute un agent chargé de l’accueil et de la gestion administrative et comptable du service technique.

Cadre statutaire :
Agent contractuel - Catégorie C
Rémunération statutaire et prime annuelle

Descriptif de l’emploi :
Sous l'autorité du responsable des services techniques, au sein d’une équipe pluridisciplinaire, l’agent garantit la fiabilité des informations transmises, soutient le responsable du service dans la préparation et le suivi des dossiers techniques, contribue à la coordination interne en facilitant le travail collectif et en anticipant les besoins logistiques.
Il constitue un relais essentiel entre les agents, les autres services de la collectivité, les partenaires extérieurs et les administrés. L’agent assure en lien avec le service des finances, l’activité comptable du service.

Missions principales :

Secrétariat et accueil
• Assurer un accueil physique et téléphonique : traitement des demandes, information aux administrés.
• Rédaction et mise en forme de notes, courriers, comptes rendus et documents administratifs.
• Création, suivi et actualisation de tableaux (interventions, entreprises, formations, sécheresse, véhicules…).
• Saisie des fiches d’intervention et des factures.
• Gestion du classement, de l’archivage et de la numérisation des dossiers techniques.
• Participation à la gestion administrative des salles : aide à la régie, courriers de caution, transmission d’informations aux utilisateurs.
• Festivités et élections : participation à l’organisation logistique (planning, documents, suivi).
• Contribution à l’élaboration et à la mise à jour des dossiers de subventions

Suivi administratif du personnel
• Mise à jour et diffusion des plannings.
• Suivi des habilitations, formations, CACES et astreintes.
• Gestion des dotations en Équipements de Protection Individuelle (EPI).

Gestion du parc automobile
• Organisation des prêts : conventions, états des lieux, feuilles de route.
• Mise à jour du tableau de suivi (révisions, contrôles techniques, disponibilité).
• Transmission d’informations aux agents et services concernés.
• Inscription des réservations sur l’agenda dédié.

Outils internes et relations avec les prestataires
• Utilisation de 3D Ouest : insertion, mise à jour et suivi des documents (conventions, assurances, feuilles de route).
• Suivi du tableau de bord des interventions des entreprises.
• Coordination, relances et échanges avec les concessionnaires et partenaires techniques.

Comptabilité
• Participer à l’élaboration et au suivi du budget
• Gestion et suivi des bons de commandes et devis
• Vérification et pré-mandatement des factures