AGENT COURRIER ET SECRETARIAT POLYVALENT

Le Service historique de la Défense (SHD) est un service à compétence nationale rattaché au directeur de la mémoire, de la culture et des archives (DMCA), relevant du SGA. Il se compose d’un échelon central à Vincennes regroupant la direction, le cabinet, le secrétariat général, le département du pilotage scientifique et technique, le département de la bibliothèque, le département de l’histoire et de la symbolique et de quatre centres d’archives : le centre historique des archives (Vincennes, Caen), le centre des archives du personnel militaire (Pau), le centre des archives de l’armement et du personnel civil (Châtellerault et Le Blanc) et du centre du réseau territorial regroupant les divisions situées à Cherbourg, Brest, Lorient, Rochefort et Toulon.
Affecté/e au sein du secrétariat de direction, l’agent participe à la gestion des courriers et courriels de la direction (et dans ce cadre de la mise en œuvre de Cor@ail); contrôle et corrige la mise en forme des courriers/notes conformément à la charte graphique en vigueur au sein du secrétariat général de l’administration du ministère des Armées. Il/elle est chargé/e d’accueillir et d’orienter les correspondants dans le respect des protocoles de sécurité, d'assurer une assistance organisationnelle optimale à la cheffe de service et son adjoint.
L’agent-e participe à la gestion des dossiers qui lui sont confiés, de l’agenda des autorités (chef de service et adjoint) et des déplacements des dites autorités.
Organiser les réunions (réservation et préparation des salles…), journées d'étude, séminaires, activités de cohésion
Suivre le planning, les agendas, les tableaux de bord et les échéances de la direction, les dossiers spécifiques confiés
Participer à la gestion du courrier arrivée et départ papier/numérique, via la messagerie officielle (NEMO, COR@IL…), les boites mails fonctionnelles
Constituer les dossiers préparatoires pour tout évènement concernant les autorités de la direction du SHD
Organiser, gérer et suivre les dossiers de déplacements des autorités de la direction du SHD ( également saisie des OMR)
Assurer l’accueil physique et téléphonique (prise de RDV, accueil du public et des agents, …)
Tenir à jour la documentation interne (annuaires, Registre de Publicité des Actes Administratifs...)
Participer à la mise en œuvre de l’outil de gestion du courrier COR@IL
Rappeler les échéances de messagerie et de comitologie aux différents départements, centres, bureaux.
Assurer le suivi de la circulation des courriers mis à la signature de la direction, leurs enregistrements et leurs diffusions