Agent d'accueil - secrétariat à la MVA - NEUVES MAISONS

Sous la responsabilité de la Directrice des services sport, animation, scolaire et vie associative, sous l'autorité du Maire vous aurez en charge l'accueil et le secrétariat du service.

* Assistance aux Responsables des services :
? Apporter une aide permanente aux Responsables dans les différentes actions de la Maison de la Vie Associative (associations, sport, animations et scolaire) en termes de gestion, de communication (filtrage et traitement des appels téléphoniques), d'information, d'accueil, de classement, de suivi de dossiers et de secrétariat ;
? Accueillir les visiteurs et le public, et savoir les renseigner.

* Secrétariat administratif :
? Traitement du courrier (départ, diffusion) ;
? Établir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables, vérifier la conformité des livraisons et assurer la gestion des stocks concernés ;
? Mettre à jour les plannings d'utilisation des salles (informatisés).

* Rédactionnel et diffusion de l'information :
? Rédiger et diffuser des courriers, des invitations / convocations, des comptes-rendus.
? Respecter les délais de transmission de documents.

* Bureautique - Communication
? Réaliser un book de toutes les animations mises en place par la MVA ;
? Assurer la communication sur l'affichage dynamique des écrans de la MVA et de la salle des sports ;
? Organiser le hall d'accueil (présentoirs, communication, expositions) ;
? Mettre régulièrement à jour le mini-site de la MVA.

* Accueil téléphonique et physique :
? Orienter et informer les publics selon leurs demandes ;
? Assurer un lien privilégié avec les acteurs associatifs.




* Relationnel interne :
? Interface entre le supérieur, les collègues et les partenaires externes, avec une connaissance aigüe de l'organisation, de l'organigramme et des organismes extérieurs, et s'appropriant les projets et les objectifs de la municipalité ;
? Faire le lien avec les responsables du service animation ;
? Faire le lien avec les gardiens (transmission des horaires de fermeture et alarme) ;
? Faire le lien avec les différents services municipaux ;
? Faire le lien avec les techniciennes de surface.

* Suivi de projets :
? Coordonner la journée des portes ouvertes associatives, des récompenses des maisons fleuries, des récompenses des maisons décorées ;
? Aider administrativement et humainement sur les projets du service, notamment sur les actions en direction des animations de la ville.

* Accès au bâtiment et suivi des salles :
? Programmer informatiquement les badges d'accès à la MVA des différents utilisateurs (une centaine).
? Assurer le suivi des salles en termes de propreté et d'agencement.