AGENT D'ACCUEIL - SECRETARIAT ADMINISTRATIF - NEUVES MAISONS
Référence : O054241010000177
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Neuves-Maisons
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
La mairie de Neuves-Maisons recrute pour son service MVA, un agent d'accueil - secrétaire administratif, sous la responsabilité de la directrice des services sport, animation, scolaire et vie associative
*Assistance aux Responsables des services :
*Apporter une aide permanente aux Responsables dans les différentes actions de la Maison de la Vie Associative (associations, sport, animations et scolaire) en termes de gestion, de communication (filtrage et traitement des appels téléphoniques), d'information, d'accueil, de classement, de suivi de dossiers et de secrétariat ;
*Accueillir les visiteurs et le public, et savoir les renseigner.
*Secrétariat administratif :
*Traitement du courrier (départ, diffusion) ;
*Établir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables, vérifier la conformité des livraisons et assurer la gestion des stocks concernés ;
*Mettre à jour les plannings d'utilisation des salles (informatisés).
*Rédactionnel et diffusion de l'information :
*Rédiger et diffuser des courriers, des invitations / convocations, des comptes-rendus.
*Respecter les délais de transmission de documents.
*Bureautique - Communication
*Réaliser un livret d'informations de la MVA (recherche des informations, communication avec les associations, création du livret, contact avec les entreprises, gestion de l'impression, demande de devis...) ;
*Réaliser un book de toutes les animations mises en place par la MVA ;
*Assurer la communication sur l'affichage dynamique des écrans de la MVA et de la salle des sports ;
*Organiser le hall d'accueil (présentoirs, communication, expositions) ;
*Créer des affiches pour les différents projets du service ;
*Mettre régulièrement à jour le mini-site de la MVA.
*Accueil téléphonique et physique :
*Orienter et informer les publics selon leurs demandes ;
*Assurer un lien privilégié avec les acteurs associatifs.
*Interface entre le supérieur, les collègues et les partenaires externes, avec une connaissance aigüe de l'organisation, de l'organigramme et des organismes extérieurs, et s'appropriant les projets et les objectifs de la municipalité ;
*Faire le lien avec les responsables du service animation ;
*Faire le lien avec le gardien (transmission des horaires de fermeture et alarme) ;
*Faire le lien avec les techniciennes de surface.
*Coordonner la journée des portes ouvertes associatives, des récompenses des maisons fleuries, des récompenses des maisons décorées ;
*Aider administrativement et humainement sur les projets du service, notamment sur les actions en direction des animations de la ville.
*Programmer informatiquement les badges d'accès à la MVA des différents utilisateurs (une centaine).
*Assurer le suivi des salles en termes de propreté et d'agencement.
Profil recherché
*Connaissance du fonctionnement des collectivités exigée.
*Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, GIMP...). Savoir s'approprier les logiciels liés à son poste. (Affichage dynamique et Badges) Maîtrise d'outils de mise en page appréciée.
*Excellentes capacités rédactionnelles. Techniques de secrétariat et de gestion administrative, de prise de note de mise en forme (traitement de texte), connaissance des normes rédactionnelles (charte graphique, etc.).
*Capacité d'organisation et d'anticipation (tâches, agendas, réunions, ...), de gestion du temps et des priorités. Rigueur et méthode, autonomie dans l'exécution des tâches.
*Capacités relationnelles développées : écoute, adaptation à différents interlocuteurs, travail en équipe. Relations avec les élus, les services municipaux, les partenaires (associations, écoles, fournisseurs, etc.), le public. Connaître et appliquer les techniques d'accueil des usagers.
*Savoir s'approprier une organisation et son environnement, et établir une relation de confiance avec son supérieur.
*Capacité à travailler dans l'urgence, réactivité, disponibilité.
*Déontologie, discrétion et devoir de réserve. Sens du service public.
*Profil : - diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat de direction, communication, assistanat de gestion.
- diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle
À propos de l'offre
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Durée du contrat : 4 mois
Type de contrat : Contractuel 4 mois avec possibilité de prolongation
Durée : 35 heures
Envoyer lettre de candidature motivée et C.V. à :
Madame HOFFMANN Apolline
sports@neuves-maisons.fr
07.62.33.23.49
HOTEL DE VILLE - 1, rue du Capitaine Caillon - 54230 NEUVES-MAISONS -
Art. L332-13 du code général de la fonction publique - Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
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Vacant à partir du 01/01/2025
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
