Agent d'accueil – administratif (H/F)
Référence : 2025-2087795
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Ecole Normale Supérieure
L'ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE-PSL - Localisation : 45 Rue d Ulm 75005 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 22270 € bruts - 24800€ bruts € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Accueil et orientation du public
- Assurer l’accueil physique des usagers (étudiants, enseignants, personnels, visiteurs, prestataires)
- Répondre aux demandes d’informations relatives aux accès, aux cartes, et à la réservation des espaces.
- Orienter les usagers vers les interlocuteurs ou services compétents.
- Accueillir, informer et orienter les usagers (étudiants, personnels, visiteurs, prestataires…) avec courtoisie et professionnalisme.
Gestion des cartes d’accès multifonctions
- Réaliser l’enregistrement, la production et la délivrance des cartes d’accès (étudiants, personnels, intervenants extérieurs).
- Gérer les demandes de modification, de renouvellement ou de remplacement des cartes perdues ou défectueuses.
- Mettre à jour les droits d’accès dans le système de contrôle d’accès en lien avec le service de sécurité.
- Veiller à la confidentialité des données traitées.
Réservation des salles de cours
- Gérer les demandes de réservation des salles (cours, réunions, événements…) via les outils internes.
- Vérifier la disponibilité des espaces, assurer la cohérence des plannings et prévenir les utilisateurs en cas de modification.
Participation à la gestion administrative du service
- Contribuer aux tâches administratives du service (courriers, saisie de données, classement de documents…).
- Participer à la rédaction ou la mise à jour de procédures internes relatives à l’accueil, l’accès ou la logistique.
- Contribuer à l’amélioration continue des outils du service.
Profil recherché
LE PROFIL QUE NOUS RECHERCHONS
- Formation en accueil, administration ou gestion appréciée
- Une première expérience dans un poste similaire est un plus, notamment en environnement universitaire ou administratif public
- La maîtrise d'une autre langue (notamment l’anglais) est un atout pour l’accueil de publics internationaux.
Compétences requises
Savoir-faire :
- Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique
- Utilisation courante des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et de logiciels spécifiques (logiciel de contrôle d’accès, outil de réservation de salles – formation assurée)
- Capacité à gérer plusieurs demandes simultanées et à hiérarchiser les priorités
- Bonne expression orale et écrite
- Sens de l’organisation et rigueur dans la gestion des tâches
- Savoir rendre compte
Savoir-être :
- Très bon relationnel, écoute et diplomatie
- Fiabilité et ponctualité
- Esprit d’équipe et adaptabilité
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 2 Effectuer des activités simples
Langues
- Anglais Intermédiaire ou de survie
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE
Créée en 1794, l'École normale supérieure, membre de l’Université PSL, est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche qui recrute sur concours les étudiants les plus talentueux en France et à l'étranger. Établissement d'élite, dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires, l'ENS-PSL jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche.
Non-discrimination, ouverture et transparence
Les établissements membres de l'Université PSL s’engagent à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.
Descriptif du service
- Service : Bureau des cartes et de réservation des salles
- Statut : Contractuel / Fonctionnaire de catégorie C
- Rattachement hiérarchique : Responsable du Bureau des cartes et des réservations de salles
Rattaché(e) au Responsable du Bureau des cartes et des réservations de salles, vous assurez l’accueil physique et téléphonique des usagers et contribuez à la gestion administrative du bureau. Vos missions principales portent notamment sur la délivrance des cartes d’accès et la coordination des réservations des salles au sein de l’École normale supérieure.
À propos de l'offre
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- L’École normale supérieure – PSL est un établissement handi-accueillant, engagé en faveur de la mixité, de la diversité et du bien-être au travail.
- En rejoignant l’ENS-PSL, et selon votre statut et les missions exercées, vous pourrez bénéficier de nombreux avantages, notamment :
- Jusqu’à 49 jours de congés par an, RTT inclus
- Télétravail possible jusqu’à 2 jours par semaine, selon les nécessités de service
- Accès à un large catalogue de formations professionnelles, via l’école interne de formation continue
- Espaces de restauration, cafétérias, accès libre aux bibliothèques, installations sportives, etc.
Autres avantages (liste non exhaustive) :
- Prise en charge de 75 % du titre de transport
- Allocation mobilité durable
- Participation à une complémentaire santé
- Bons culturels, et autres aides sociales ou culturelles via le comité d’action sociale
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- Poste en contact constant avec le public
- Horaires fixes, avec possibilité d’adaptation ponctuelle selon les besoins du service (rentrée universitaire, événements spéciaux, etc.)
- Utilisation de logiciels spécifiques à l’établissement (formation interne assurée)
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Vacant à partir du 01/12/2025
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
