Agent d'accueil – secrétaire administratif F/H (réf. CEC-1-RE25)
Référence : 2024-1614664
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Sorbonne Université – Faculté des Lettres
- Localisation : 9 rue Sainte-Croix 75004
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Poste à pourvoir à compter du 18 septembre 2024.
Libellé de Fonctions : agent d’accueil – secrétaire administratif
Catégorie : C
Corps : Adjoint administratif de Recherche et de Formation
BAP : J
Emploi-type : J5X41 - Adjoint-e en gestion administrative
Mission :
L’agent-e assure l’accueil du public ainsi que la logistique par l’assistance matérielle aux missions d’enseignement et d’administration.
Il/elle assure également la surveillance, la sécurité des personnes et des biens.
Activités principales :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
- Assister la responsable administrative dans les opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité du Centre (aide à la gestion des inscriptions pédagogiques sur APOGEE, déclarer les événements auprès du service de prévention et sécurité, gérer et éditer les listes des participants aux événements…)
- Utiliser les outils bureautiques
- Gérer les listes de diffusion
- Procéder à l’affichage et à la mise à jour des vitrines
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs, cartons d’invitation…), les reproduire et les diffuser
- Retranscrire des informations orales à l’écrit
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Diffuser des informations internes et externes concernant les activités du Centre (agendas culturels et informations sur les événements,)
- Participer à la sécurité des biens et des personnes en relevant les situations à risques et en informant la responsable de ses observations
- Participer à l’évacuation du Centre en cas d’alerte ou de sinistre
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et l’équipe enseignante (édition des feuilles d’émargement…)
- Réceptionner et diffuser le courrier
- Classer et archiver des documents
- Aménager la bibliothèque pour l’accueil des conférences
Encadrement : NON
Profil recherché
Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
Savoir-faire :
- Respecter les procédures
- Planifier son travail
- Utiliser des logiciels informatiques : pack office
- Communiquer et diffuser les informations
- Réaliser des tâches administratives
- Élaborer des documents
Savoir-faire transversaux :
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Savoir gérer son activité
- Rechercher l’information, la vérifier et la classer
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Travailler en équipe
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
Savoir être :
- Excellent relationnel
- Réactivité
- Disponibilité
- Autonomie
- Organisation et rigueur
- Ponctualité et assiduité
- Discrétion
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Personne à contacter
lettres-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr.
Qui sommes-nous ?
Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.
Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.
Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.
Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr
Descriptif du service
Présentation de la Direction :
Créé en 1977, sous le patronage du Président de l’Université de Paris-Sorbonne et à l’initiative conjointe d’enseignants-chercheurs de cette même Université et de diverses personnalités et entités catalanes, telles que l’Omnium culturel de Paris, le Centre d’études catalanes a une triple vocation : universitaire, culturelle et scientifique.
Le Centre d’études catalanes est une composante de l’UFR d’études ibériques dirigée par un professeur des universités.
Présentation du service :
L’enseignement de catalan inclus dans le cursus d’espagnol comprend des modules de licence et de master et la préparation de l’option de catalan de l’agrégation d’espagnol. Le Centre dispense aussi des cours du soir préparant au Diplôme universitaire, DU de catalan. Chaque année y sont organisés diverses expositions d’artistes catalans, des conférences ayant trait à la Catalogne, et périodiquement des colloques scientifiques réunissant des chercheurs spécialistes de la culture catalane.
Localisation :
9, rue Sainte-Croix de la Bretonnerie / 39 rue du Bourg-Tibourg 75004 PARIS
À propos de l'offre
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Poste à pourvoir à compter du 18 septembre 2024.
Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée (sous la référence CEC-1-RE25) à l'adresse mail : lettres-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr
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Le Centre fermant à 20h15 les lundis, mardis, jeudis et vendredis, l’agent gère l’accueil jusqu’à la fermeture un soir par semaine.
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Vacant à partir du 18/09/2024
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
