Agent d'accueil et d'information HF – DIVE Accueil Général
Référence : 2025-2063851
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université de Toulouse Jean Jaurès
Université Toulouse Jean Jaurès 5 allée antonio Machado 31058 Toulouse - Localisation : 5 allée antonio Machado 31058 Toulouse
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 1801.41 à 1841€ bruts/mois € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires selon grille MESR
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Vous serez amené-e à :
1/ Assurer l'accueil Physique et téléphonique :
•Accueillir, identifier les demandes renseigner et/ou orienter tous les usagers se présentant au comptoir de l’Accueil général vers les composantes ou services ou organismes compétents
2/ Gérer la messagerie de l'Accueil Général :
•Répondre aux différents courriels arrivant sur la messagerie générique
3/ Assurer la communication à destination des publics de l'université :
•Se doter de tous types de support de communication pour informer les publics
•Collecter et/ou rechercher et diffuser les informations à l’aide des supports adaptés (documentation papier et outils informatisés). Diffuser et mettre à jour l’affichage. Communiquer des informations sur la vie étudiante et les activités liées aux études.
4/ Réaliser l'actualisation du message d’accueil du serveur vocal de l’université :
•Mettre à jour le message d’accueil en collaboration avec le service de la Maison de l'Image et du numérique.
5/ Réaliser une veille sur les outils de communication de l'université :
•Effectuer une veille sur les informations diffusés dans le site internet ou dans l'ENT afin de faire remonter les éventuelles problématiques (liens rompus, annuaire non actualisé, etc.).
Profil recherché
Savoirs :
Organisation et le fonctionnement de l’Université et de son environnement
Structures de l’Université et les parcours de formation
Missions et les activités des partenaires de la vie étudiante à l’intérieur et à l’extérieur de l’Université
Savoirs faire :
- Maîtriser le maniement des consoles téléphoniques
- Maîtriser les techniques d’accueil
- Utiliser les outils et les réseaux de communication (messagerie électronique, ENT, sites Web)
- Communiquer des informations sur la vie étudiante et les activités liées aux études
- Identifier les besoins et pouvoir y apporter une réponse
- Savoir gérer les priorités en situation de tension
- Savoir faire face aux situations d’urgence
- Réaliser une veille
Savoirs être :
- Créer des relations professionnelles positives avec les autres services
- Etre à l'écoute des besoins et trouver les solutions adaptées
- Gérer les situations de stress des publics
Conditions de diplômes : CAP/BEP/BAC
Expérience requise : 1 an sur des missions similaires
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’université de Toulouse - Jean Jaurès est une université d’arts, lettres, langues et sciences humaines et sociales. Elle est pluridisciplinaire puisqu’elle embrasse également de manière innovante le champ des sciences et des technologies, mais aussi du droit, de l’économie et de la gestion.
Membre fondateur de l’Université de Toulouse, l’UT2J déploie ses activités de formation et de recherche à Toulouse (campus du Mirail et centre-ville) ainsi que dans plusieurs départements en Région Occitanie et à l’international (Malaisie).
L’université accueille tous les ans plus de 30 000 étudiant·e·s dans 5 unités de formation et de recherche, 7 instituts (dont 2 IUT) , 1 école interne et 1 INSPE.
Présente sur 16 campus (dont 1 à l’international).
Les ressources humaines de l’université Toulouse - Jean Jaurès sont composées de 1 200 enseignant·e·s et enseignant·e·s-chercheur·e·s et 870 BIATSS, pour une masse salariale de plus de 146 M€.
Le budget de l’établissement s’élève à 190 M€.
L’université compte 230 000 m2 de surfaces bâties. Le campus du Mirail a été reconstruit dans sa quasi-totalité, offrant un environnement de travail optimal.
Descriptif du service
La Division de la Vie Étudiante (DIVE) met en œuvre la politique liée à la vie de l'étudiant.
Elle accueille tous les usagers de l'université et accompagne les publics spécifiques (étudiants boursiers, étudiants étrangers, étudiants en situation de handicap).
Le service est composé de 5 pôles : Accueil Général, Vie solidaire, Etudiants en situation de Handicap, Etudiants Etrangers et Associations & Initiatives Etudiantes.
Vous intégrerez une équipe de 21 agents et vous serez rattaché.e hiérarchiquement à la Responsable Administrative et Financière de la DIVE.
À propos de l'offre
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Période de forte activité (inscription - entrée - examens)
Ce poste dont l'une des missions principale reste l'accueil physique de l'usager n'est pas éligible au télétravail.
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Vacant à partir du 01/10/2025
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Standardiste
