Agent d'Accueil et d'Information H/F
Référence : 2025-1975484
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
GIP - FCIP Académie de Lille
Groupement d'Intérêt Public Formation Continue et Insertion Professionnelle (GIP FCIP) - Localisation : GIP FCIP Siège
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Nous recherchons un Agent d’accueil et d’information H/F pour rejoindre notre équipe.
L’une de vos missions principales sera de gérer l’accueil physique et téléphonique.
Vous serez donc chargé de filtrer les appels téléphoniques et l’entrée des visiteurs en les répertoriant dans un tableur dédié dans le cadre de la démarche qualité.
Vous serez également chargé d’analyser la demande de l’usager, de l’informer, de le renseigner et de l’orienter vers le service ou l’interlocuteur compétent.
Vous devrez aussi gérer les emplacements du parking (délivrance ponctuelle de place, suivi des entrées et sorties), créer des badges d’accès et aider ponctuellement les personnels d’accueil du GRETA dans le cadre de l’accueil mutualisé.
Par ailleurs, vous serez amené à gérer les commandes de fournitures et de matériels en lien avec l’agent logistique.
Vous réceptionnerez les commandes, assurerez le rangement des fournitures et des matériels, procéderez à la distribution des fournitures.
De plus, vous serez chargé de gérer et suivre la logistique des réservations de salles. Pour cela, vous devrez organiser, en lien avec l’agent logistique, la répartition des salles, notamment par l’établissement de plannings. Vous devrez suivre les demandes sur la messagerie dédiée en lien avec l’agent logistique.
D’autre part, vous assurerez l’enregistrement, le tri et la distribution du courrier
Ainsi, vous serez amené à réceptionner les colis, courriers au quotidien, les enregistrer dans le tableur dédié et les distribuer à chacun des services concernés.
En parallèle de ces missions, il vous faudra contribuer au système de management de la qualité (SMQ – EDUFORM).
Ainsi, vous avez la charge de faire respecter les procédures qualité du service. Pour cela, vous serez amené à relever les non-conformités en vue d’alimenter le plan d’amélioration du SMQ.
Cette offre vous offre l'opportunité de jouer un rôle clé et de garantir à l’usager un accueil physique et téléphonique de qualité et de contribuer au bon fonctionnement de l’ensemble des activités techniques et de service du site.
Profil recherché
Nous recherchons un candidat possédant une formation Bac à Bac+2 dans le domaine technique ainsi qu'une expérience professionnelle dans un poste similaire.
Vous possédez des connaissances techniques pour les travaux d’entretien, de maintenance et de sécurité ainsi que des compétences administratives (accueil du public, standard téléphonique…)
Vos connaissances couvrent le fonctionnement global du système éducatif, ainsi que celui de la formation professionnelle et sur le fonctionnement du GIP FCIP.
Vous possédez des connaissances sur la réglementation des établissements recevant du public, sur la réglementation en matière d’hygiène et de sécurité, dans les domaines techniques.
Vous connaissez la procédure et la conduite à tenir en cas d’urgence (secourisme, incendie, …), vous êtes formé aux premiers secours, formation équipier d’évacuation et habilitation électrique.
De plus, vous possédez le permis B obligatoirement.
En parallèle, vous êtes capable d’appliquer les techniques, les procédures et les règles des domaines, d’appliquer les règles de sécurité et d’hygiène au travail, de savoir utiliser les équipements de sécurité.
De plus, vous êtes capable d’apporter des réponses à des besoins spécifiques, de respecter les délais, d’anticiper les échéances, de rendre compte, d’accueillir les publics et vous savez gérer les aléas.
Votre sens du service, votre rigueur, votre adaptabilité et votre disponibilité feront de vous un excellent interlocuteur auprès de nos usagers, de nos agents et de nos partenaires.
Vous êtes réactif face à des demandes écrites ou verbales, et vous avez la capacité d'écouter votre interlocuteur, d'analyser sa demande et de la comprendre. De plus, vous êtes en mesure de proposer des solutions adaptées aux besoins des agents et des différents usagers.
Vous possédez un sens aigu de l’organisation, une forte capacité à gérer le stress et à prendre des décisions. Vous faites preuve de maîtrise de soi, d'initiative et vous avez de bonnes aptitudes relationnelles. Votre capacité d'écoute, ainsi que votre discrétion, sont des atouts importants.
Si vous souhaitez mettre à profit votre expertise, nous serions ravis de recevoir votre candidature.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Secrétariat, bureautique, Accueil, hôtellerie, tourisme
Compétences attendues
Accueillir les publics
Adapter son comportement aux différents types de public
Évaluer et hiérarchiser les besoins
Apporter des réponses à des besoins spécifiques
Assurer une médiation
Savoir respecter les délais / Anticiper les échéances
Savoir gérer les aléas
Utiliser des outils bureautiques
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le GIP FCIP de Lille, en appui du rectorat, contribue à l’éducation et à la formation tout au long de la vie. Il intervient dans la Formation Continue des Adultes, l’Apprentissage, la Validation des Acquis, la mobilité européenne et l’insertion professionnelle. Ses missions incluent la coordination et la gestion de projets, la formation, l’ingénierie conseil ainsi que l’évaluation de dispositifs et politiques de formation.
Rejoindre le GIP FCIP, c’est intégrer un collectif d’experts engagés dans une mission commune : promouvoir l’éducation et la formation. Le Centre de Formation d’Apprentis du GIP FCIP regroupe 135 établissements partenaires, proposant plus de 500 formations et accueillant environ 7000 apprentis chaque année.
Le GIP FCIP recrute régulièrement des profils pédagogiques (formation, conseil), spécialisés en gestion de projet ou administratifs.
Certifié ISO 9001, QUALIOPI et labellisé EDUFORM, il garantit des prestations conformes aux plus hauts standards de qualité, tant pour ses usagers que pour ses personnels.
Le GIP FCIP compte environ 470 agents, dont 65 % exercent leurs fonctions dans le réseau territorial Nord-Pas-de-Calais, au service des missions de formation, conseil (VAE, bilan mobilité) et coordination pédagogique.
Descriptif du service
Le service accueil et information du GIP FCIP garantit à l’usager un accueil physique et téléphonique de qualité.
Il contribue à la bonne image du GIP FCIP.
La mission principale de l’agent d’accueil et d’information H/F est d’accueillir, d’informer et d’orienter l’usager vers le service concerné.
À propos de l'offre
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En tant qu'agent du GIP FCIP, vous bénéficiez sous réserve l'éligibilité, au vu des règles en vigueur,
- de titres restauration
- D’une participation à hauteur de 75% de l'abonnement de transport en commun (plafonné à 101,75€/ mois)
- De la possibilité de télétravailler après 2 mois de présence (sous conditions)
- D’une adhésion au CNAS à l'issue de la période d'essai (2 mois minimum)
Vous trouverez plus d'informations sur notre structure en cliquant sur le lien suivant :
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Le poste est ouvert :
- Aux titulaires de catégorie C par voie de détachement ou de mise à disposition renouvelable annuellement
- Aux salariés contractuels sous la forme d’un CDD renouvelable.
Le poste requiert des déplacements donc il est obligatoire d'avoir le permis B
Il s'agit d'un poste à 80%
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
