Agent d'accueil et de gestion administrative Maison Sarrat - ETABLISSEMENT PUBLIC DU CAPITOLE

Placé sous la tutelle de Toulouse Métropole, l'Établissement public du Capitole regroupe l'Opéra national du Capitole, l'Orchestre National et la Halle aux grains depuis le 1er janvier 2023. Il a pour mission de produire et diffuser des spectacles lyriques, musicaux, chorégraphiques et des concerts symphoniques, développer la vie musicale et le rayonnement à l'échelle régionale, nationale et internationale, sensibiliser et éduquer artistiquement tous les publics et participer à la formation et à l'insertion des professionnels du secteur.

L'Établissement public du Capitole compte parmi les plus grandes institutions culturelles françaises en région et comprend notamment un orchestre, un choeur, un ballet et une maîtrise. Il emploie plus de 400 collaborateurs permanents, parmi lesquels il compte des artistes, des techniciens et des équipes administratives. Il propose en moyenne 150 levers de rideaux à Toulouse et 50 à 80 dates en tournée par saison, correspondant à plus de 220 000 spectateurs annuels.

Dans le cadre d'un changement d'organisation de l'accueil de la maison Sarrat, l'établissement recherche un agent ou une agente d'accueil et de gestion administrative pour mettre en place des procédures dans le cadre d'un accroissement d'activité. Le poste sera placé sous la direction de l'administratrice de la direction musicale. Il s'agit d'un CDD de 3 mois.

Vous réalisez les missions suivantes :
- Accueil physique et téléphonique :
* Accueil professionnel et sécurisé (vérification des entrées et sorties),
* Tenue du registre pour la gestion des badges/ clefs (bureaux, foyers, loges, ...)
* Tenue de la main courante, traitement du courrier et des colis (bons de livraison, enregistrement, distribution en interne)
- Logistique :
* Gestion des différents espaces (foyers, loges, salles de réunion de la maison sarrat / halle aux grains (enregistrement des réservations dans le logiciel de production)
* vérification et préparation de ces espaces pour différentes activités (réunion, VIP, achats éventuels, etc..)
* Réception et répartition des affiches pour les différents services de l'ONCT
- Réaliser les tâches administratives courantes :
* Gestion de la boîte mail générique de l'orchestre et des réclamations de 1er niveau ou rediriger vers le service concerné
* Gestion des dépannages éventuels en lien avec la maintenance du bâtiment et du matériel (relais auprès du CGI avec reporting au directeur technique délégué)
* Gestion des stocks et des commandes (économat, fournitures de bureau, produits pharmaceutiques, etc..)
* Alimentation des dossiers de suivi d'activité * Enregistrement, préparation, diffusion de documents en interne comme en externe