Agent d'accueil et de régie (h/f) - Commune de Levens
Référence : O006241126000061
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Levens
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
- Garant de l'image du service public et de la collectivité, l'agent doit avoir une attitude exemplaire ;
- Autonomie dans la gestion de ces tâches quotidiennes ;
- Encadrement par la DGA enfance et jeunesse pour les missions relatives à la régie ;
- Encadrement par la responsable du service accueil, Etat civil et citoyenneté pour les autres missions ;
- L'activité de l'agent est définie et contrôlée par sa hiérarchie à laquelle il doit rendre compte.
* Assurer la gestion de la régie péri et extra-scolaire :
- Reçoit les inscriptions et les règlements sur le logiciel spécifique fourni ;
- Fait suivre les états au service pour la constitution des équipes d'animation ;
- Accueille les parents si besoin ;
- Informer les familles sur les échéances et les actions à effectuer ;
- Aide les familles à utiliser la plateforme d'inscription ;
- Fournit les états nécessaires pour les différentes déclarations ;
- Garanti la tenue correcte des comptes la régie ;
- Assure le remplacement de la régisseuse cantine en cas de besoin.
* Accueillir physiquement et au téléphone le public, le renseigner et l'orienter :
- Accueille le public avec amabilité et veille à leur bon renseignement ;
- Reçoit, filtre et oriente les appels téléphoniques ;
- Prend des messages en tant que de besoin ;
- Met en relation des correspondants ;
- Réagit avec pertinence aux situations d'urgence ;
- Renseigne sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité ;
- Présente des documents d'information et de communication ;
- Oriente vers les interlocuteurs et services compétents.
* Assurer les tâches relatives à la citoyenneté, à l'état civil et à la population :
- Réceptionne les demandes de déclaration d'état civil : naissance, mariage, décès, etc ;
- Apprécie et contrôle la demande au regard des documents présentés ;
- Assure toutes les démarches inhérentes aux actes d'état civil conformément aux dispositions règlementaires : délivrance des actes, démarches administratives, mise à jour et tenue des registres, etc ;
- Réceptionne, investit et transmet les dossiers de demande de : sortie de territoire, attestation d'accueil, etc. et remet aux administrés les pièces ;
- Effectue les réponses inhérentes aux demandes diverses concernant l'état civil ;
- Aide à la réalisation des élections.
* Assurer des tâches de secrétariat :
- Diffuse des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services ;
- Recherche, sélectionne, synthétise et diffuse des informations ;
- Participe à la gestion du courrier communal : assure le départ du courrier avec les services postaux ;
- Participe si besoin à la réorientation des courriels, courriers, colis destinés aux services ;
- Gère le planning des salles de la mairie : réservations, fiches de liaison, etc ;
- Participe à l'archivage des documents municipaux.
Profil recherché
Les compétences techniques :
- Maitriser l'utilisation d'un ordinateur : pack office et logiciels spécifiques ;
- Maîtriser les techniques et outils de communication ;
- Connaître les règles inhérentes à la tenue d'une régie municipale ;
- Savoir identifier et gérer la demande et son degré d'urgence ;
- Savoir appliquer les règles de communication et de protocole ;
- Savoir les règles de base en orthographe et grammaire ;
- Maîtriser le fonctionnement du standard téléphonique ;
- Connaître le rôle et l'organisation des institutions publiques ;
- Connaître et maîtriser l'organigramme de la structure ;
- Savoir utiliser la machine à affranchir et le photocopieur.
Les compétences relationnelles :
- Savoir adapter son intervention aux différents publics ;
- Être toujours disponible et d'humeur égale ;
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations ;
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions ;
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes ;
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous ;
- Être aimable, calme, montrer une présence active, disponible pour répondre aux questions et avoir des facilités à apporter des réponses aux questions soulevées par les usagers, ferme si nécessaire et correct (langage et tenue) ;
- Faire preuve d'une grande discrétion dans l'accomplissement de l'ensemble de ses missions.
Les compétences organisationnelles :
- Savoir gérer les priorités lors des pics d'activités ;
- Savoir répondre à plusieurs demandes à la fois ;
- Organiser son travail en fonction des objectifs définis, des priorités et des contraintes de temps particulières ;
- Prendre en compte des consignes écrites ou orales ;
- Gérer un système de mesure de la fréquentation ;
- Gérer un planning de réservation ;
- Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès ;
- Être en mesure de suivre une procédure.
À propos de l'offre
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Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville - Mairie de Levens
06670 LEVENS
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 01/03/2025
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
