Agent d'accueil H/F - Mairie de JUVISY-SUR-ORGE

a- Activités principales

• Missions administratives d’accueil et de courriers :

 Accueil physique et téléphonique des usagers au sein de l’Hôtel de Ville
 Diriger les visiteurs vers les personnes et les services appropriés
 Répondre aux informations de base concernant la collectivité
 Répondre aux appels téléphoniques et les rediriger vers les interlocuteurs adéquats
 Prendre les messages précis et les transmettre aux destinataires
 Récupérer le courrier à la poste ( Draveil actuellement)
 Réceptionner, trier, enregistrer et distribuer le courrier entrant
 Enregistrement du courrier dans le logiciel de courrier (scanner et traiter)
 Préparer le courrier sortant : impression des courriers des services (dématérialisation, modernisation et centralisation) et le cas échéant de son bon affranchissement
 Déposer le courrier à la poste (Draveil actuellement)
 Gestion des parapheurs de l’ensemble des services
 Gestion de l’envoi du courrier en nombre sous la forme de la dématérialisation (solution Doc’up)
 Transmission des documents au sein de la Trésorerie
 Possibilité de navettes en préfecture et sous-préfecture
 Remise des clés aux associations

Missions d’Affichage et distribution :

 Distribution du courrier sur l’ensemble des sites de la collectivité
 Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage, par distribution en boîtes aux lettres ou au sein des services.
 Affichage sur les panneaux d’affichage : convocation du conseil municipal, compte-rendu etc
 Distribution des courriers d’informations aux riverains (boîtage)
 Soutien à l’organisation des instances notamment les séances du conseil municipal : apporter et mettre en place le matériel

b- Activités accessoires :

 Renfort administratif de l’ensemble des services et notamment possibilité de renfort accueil et standard sur tous les sites
 Possibilité de faire des courses exceptionnelles en dehors de la commune, et du département, notamment à Paris à la demande des services.

• Accueil du public de l’Hôtel de Ville
• Distribution de courriers sur l’ensemble des sites de la Collectivité, boîtage