agent d'accueil mairie - COMMUNE DE SAINT PANDELON

Sous la responsabilité de la secrétaire de mairie, l'agent assure l'accueil du public ainsi que d'autres tâches administratives liées à la vie civile et citoyenne des usagers, en assurant un accueil de qualité tant dans l'information et l'orientation des usagers que dans la délivrance de services.

Accueil du public
- Accueillir et renseigner le public sur place et par téléphone
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents
- Noter les réclamations et les messages en récoltant les informations requises : identité et coordonnées du demandeur, objet et les transmettre pour traitement
Gestion du courrier
- Enregistrer le courrier postal
- Assurer la diffusion du courrier auprès du maire et/ou de la secrétaire de mairie
- Rédiger la correspondante courante, taper le courrier et le mettre à la signature
- Assurer le traitement des courriers départ
- Archiver le courrier
Cartes identité et passeports
- Assurer le poste de pré-accueil téléphonique et physique.
- Gérer et optimiser le planning des rendez-vous.
- Contrôler la validité des dossiers (Photo, documents fournis).
- Contrôler les documents et alerter en cas de problème.
- Transmettre les dossiers aux autorités compétentes (Préfecture / CERT de la région).
- Remettre et délivrer les documents d'identité.
- Traiter la partie administrative (statistiques, destruction des anciens documents, ...).
- Suivre les dossiers douteux ou problématiques.
Etat civil
- Constituer les dossiers liés à l'état civil : réponse aux demandes d'actes par les usagers ou les services publics
- Gérer les dossiers de recensement citoyen
- En l'absence de la secrétaire de mairie, préparer les actes d'état civil (saisie, impression et gestions des démarches annexes)
Urbanisme
- Réceptionner les dossiers déposés au guichet d'accueil
- Enregistrer les demandes d'urbanisme dans le logiciel spécifique
- Préparer l'envoi des dossiers au service instructeur
- Préparer les documents en retour du service instructeur pour signature et transmission au pétitionnaire
- Archiver les dossiers terminés
Location des salles municipales et du gîte
- Accompagner les visites pour les locations de salle, et diffuser les informations liées aux conditions de location (durée, tarifs...)
- Réceptionner les demandes et les intégrer au planning après avis du maire et /ou de la secrétaire de mairie
- Préparer les contrats de location et, en l'absence de la secrétaire de mairie, percevoir les paiements en tant que régisseur suppléant,
- Réaliser les remises de clés et les états des lieux avant et après location
Information
- Sous le contrôle de la secrétaire de mairie, mettre à jour le site Internet de la mairie (articles à publier, planning de location des salles)
- Préparer les tirages du bulletin municipal d'information
- Préparer les documents de communication fournis par les associations et à diffuser dans la commune
Archivage
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques.