Agent d'accueil /secrétariat F/H
Référence : 2025-1929306
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Aix Marseille Université
Aix-Marseille Université - Localisation : Faculté des Sciences
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Sous la responsabilité hiérarchique du responsable du service logistique, vous assurerez les mission suivantes :
Activités principales :
· Accueillir, orienter et renseigner les visiteurs
· Répondre aux demandes d’information des usagers
· Gérer la réception et la transmission du courrier de la direction de site
· Assurer la supervision et le suivi des plannings pour la réservation des salles de cours et amphithéâtres du site (logiciel ADE)
· Gérer et suivre les demandes de réservation des salles et amphithéâtres des personnels et des structures extérieures
· Assurer la tenue des agendas des réservations des matériels
· Assurer le prêt et l’intendance des matériels nécessaires au bon déroulement des enseignements (vidéoprojecteurs, ordinateurs portables, micros)
· Participer à l’organisation des évènements locaux (conférences, concours, manifestations…) et suivre les aspects logistiques en lien avec le responsable du service et l’assistante de direction
· Apporter un soutien logistique aux enseignements, à l’organisation des examens
· Participer à l’accompagnement des personnes à mobilité réduite
· Participer au contrôle d’accès au campus (gestion des demandes via tickets)
Profil recherché
- Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’établissement et de ses composantes et services
- Connaissance du site et la localisation de chaque service
- Maîtriser les techniques d’accueil, de communication orale et écrite
- Savoir appliquer les normes, procédures et règles
- Connaissance des outils de bureautique (Word, Excel, ENT, ADE….)
- Savoir planifier et respecter des délais
- Travailler en équipe
- Maîtrise de soi, savoir garder son calme en toutes circonstances
- Autonomie
- Sens de l’organisation, Capacité d’adaptation
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Compétences attendues
Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de l'établissement et de ses composantes et services
- Connaissance du site et la localisation de chaque service
- Maîtriser les techniques d'accueil, de communication orale et écrite
- Savoir appliquer les normes, procédures et règles
- Connaissance des outils de bureautique (Word, Excel, ENT, ADE….)
- Savoir planifier et respecter des délais
- Travailler en équipe
- Maîtrise de soi, savoir garder son calme en toutes circonstances
- Autonomie
- Sens de l'organisation, Capacité d'adaptation
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Aix-Marseille Université (AMU) est une université pluridisciplinaire structurée autour de cinq grands secteurs disciplinaires (Arts, Lettres, Langues et Sciences Humaines ; Droit et Science politique ; Économie et Gestion ; Santé ; Sciences et Technologies et un secteur pluridisciplinaire). AMU forme 80 000 étudiants dans 17 composantes (facultés, écoles, instituts), réparties dans quatre départements (04, 05, 13 et 84) et 10 villes (en savoir plus : www.univ-amu.fr).
AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk
La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.
Descriptif du service
Le service logistique est en charge de l’accueil et de l’orientation, du soutien logistique à l’activité d’enseignement, de la gestion des opérations événementielles, de la gestion de la déchetterie, et peut apporter une aide ponctuelle aux usagers. Il assure également un ensemble de missions qui concourent au bon fonctionnement du site dans les domaines de la prévention, de la sûreté et de la sécurité du campus notamment la gestion des autorisations d’accès sur le site et le suivi du prestataire sûreté.
Le poste est situé sur le campus de St Jérôme, au sein d’un service composé d’un responsable, d’un référent sûreté/sécurité et de 5 opérateurs logistique polyvalents.
À propos de l'offre
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Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents d -
L’agent d’accueil /secrétariat exerce sa mission sous l’autorité du responsable du service, au sein d’une équipe comprenant 6 agents. Il-elle échange régulièrement avec ses collègues et participe aux réunions de service. Il-elle peut être amené-e à effectuer des missions polyvalentes au sein de l’équipe.
Amplitude horaire : 08h00 – 16h45 avec coupure méridienne
Poste d’accueil non éligible au télétravail
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Vacant à partir du 16/06/2025
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Gestionnaire de l'aire d'accueil des publics itinérants
